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说明：探讨关于项目管理软件系统的定义，设计，开发，应用和实施等，借助项目管理软件系统提升项目管理绩效

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上海金慧软件公司基于协同设计的项目管理系统应用 [发表于 2008/10/27]

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该帖子同步发布于博客：“上海金慧软件公司基于协同设计的项目管理系统应用” 上海天华建筑设计有限公司 ——— 基于协同设计的设计项目管理系统的应用项目概况天华建筑设计有限公司是全国最大的民营建筑设计企业之一。拥有建筑工程设计综合甲级资质，从事规划及城市设计，建筑设计，室内设计及景观设计。天华公司作为一家非常务实的民营建筑设计公司，在搞信息化建设过程中是非常谨慎的，非常注重系统的实效，系统要么不搞，要搞就要解决设计院最核心的管理问题。本项目的实施内容包括办公自动化管理、人力资源管理、市场经营管理、协同设计、项目管理、图档管理等模块。通过天华公司与金慧公司的共同探索与努力，该系统已得到了全面、深入的应用。该系统的核心是“基于协同设计的项目管理系统”，其重点是解决“错、漏、碰、缺”等核心的设计管理问题。目前其价值已经在天华公司得到了深入的体现，在全行业是具有开拓性的。对于中小型企业，特别是建筑设计公司，本案例所实施的基于协同设计的设计项目管理系统代表了行业的一种发展方向。综合信息管理平台及市场经营管理系统本项目第一阶段实施了OA、人力资源管理及市场经营管理系统。在公司中建立了统一的信息管理平台，建立了人事数据库，特别是在市场经营管理系统方面得到了全面深入的应用，为企业的经营管理带来了很大的价值，主要体现在：  为企业搭建了一个统一的管理信息平台，统一了整个信息系统的入口，为大家提供了一个信息共享、信息发布、互相交流、网上办公流转的平台，提高了工作效率。  用户通过经营管理系统可以非常方便快捷地查看到公司所有客户的基本信息、联系方式、联系纪录、合作情况，公司所得到的各种项目的跟踪信息等等，使得企业的管理人员对公司所有客户及项目的信息了如指掌。  系统提供了合同、收费、工程及项目等细致的管理功能，帮助企业管理人员非常方便地理清了公司各个繁杂的合同及收费情况，方便地生成各种经营报表，时刻掌握公司经营状况。基于协同设计的项目管理系统本项目的第二阶段是深入实施项目管理系统。下面是一篇有关这方面的，采访上海天华建筑设计有限公司副总经理刘磐的相关报道：建筑协同设计管理的深度实践 ——上海天华建筑设计有限公司协同设计管理系统建设访谈编者按：建设部《关于 “十一五”工程勘察设计行业信息化发展方向和主要目标的建议》中对设计院单位信息化建设提出了新的要求，用信息化带动工业化，用信息化带动勘察设计现代化已广为人知，广大的勘察设计及咨询单位都在探索着适合各自发展需要的信息化工作。上海天华建筑设计有限公司作为全国最大的民营建筑设计企业之一，在基于协同设计的项目管理系统建设方面进行了具有开拓性的深入探索与实践。2007年年底，上海勘察设计协会组织了一些兄弟单位与专家去天华公司进行了现场观摩考察，其取得的成绩受到了大家的高度赞赏与关注。上海天华建筑设计有限公司副总经理刘磐对大家所关心的问题进行了解答，现将这些经验与体会报道如下，供大家参考借鉴。问：天华实施管理信息系统的主要出发点是什么？刘总答：通过信息化的手段提升企业管理水平，是企业发展的必然需要。同时我们上管理信息系统也是非常慎重的，在全面开展协同设计管理系统建设之前，我们在市场上做了大量的调研工作：一些设计院单位已经不同程度地实施了管理信息系统，但所实施的设计项目管理系统大多是以管理为中心（如管理表单、业务流程等），虽然在管理上起到了一定的作用，但对于解决设计人员层面的问题考虑较少；另外有个别单位建立了以CAD结合操作系统为基础的协同设计平台，但与项目管理系统的结合却十分薄弱。经过天华公司核心人员的充分讨论，我们决心从建筑设计院的情况出发，立足于解决本单位实际问题，系统要么不搞，要搞就一定要解决企业最核心的问题。我们天华公司是个年轻的公司，企业发展非常快，每年新进的员工很多，但企业标准化的基础积累还不够多，设计院企业所普遍遇到的设计“错、漏、碰、缺”的情况也是比较多的。经过深入调研并针对公司目前的状况，公司最终下了决心，将整个综合管理信息系统的核心定位于“基于CAD协同设计的项目管理系统”。系统不仅仅是解决管理人员的问题，更重要的是为一线设计人员服务，提高协作设计水平，提高设计质量，特别是解决设计过程中的“错、漏、碰、缺”问题。通过建立企业统一深入的设计标准规范，搭建全公司统一的基于CAD的协同设计平台，并将设计工作环节与项目管理内容进行紧密的、一体化的集成，同时建立企业的知识库，来解决设计院最核心的设计管理问题，从根本上提升企业的整体管理水平！问：天华实施的管理信息系统的主要内容有哪些？刘总答：我们实施的整个管理信息系统涉及了办公自动化管理、人力资源管理、市场经营管理、协同设计、项目管理、图档管理、知识库管理等多方面的内容，其中最核心的重点就是协同设计管理系统，也就是将针对设计内容的二维CAD协同设计平台与设计项目管理系统进行紧密结合的“基于CAD协同设计的项目管理系统”。系统设计的核心原理就是将设计过程中的各个“图元”标准化、统一化、单一化。“图元”是指在建筑图纸中具有单一专业属性的元素，如：结构竖向构件，建筑砌体墙、门、窗，电气设备箱体，给排水管线，暖通预留洞等。每个“图元”都由一个专业负责，一处设计，其它专业处处引用；一处修改，处处修改。这样就形成了各专业作为一个整体共同创建同一个建筑物内各自责任范围的图元。而各专业最终完成的结果是抽取与自己专业相关的图元而组成的图纸（符合国家标准的出图形式）。这就改变了以往设计中专业内个人归个人设计，专业间各自独立设计的模式，从而将设计内容进行拆分，由多人协作完成设计。系统首先提供标准图元图层的维护管理模块，作为协同设计的基础规则数据。在进行一个具体设计项目的工作时，先在项目管理系统中进行项目的策划工作，对项目任务进行分解，对人员进行分工，对各专业的设计人员下达具体的设计任务；各专业设计人员在协同设计平台中接收到设计任务，从系统中进入CAD软件开始设计工作；进入提资阶段后，系统根据专业间图层协作规则，自动生成各图层的提资文件，提供给相关专业直接引用或参照；最后经过校审的设计成果可通过系统进行自动出图及归档。系统将项目策划、CAD设计、审核会签、互提资料、出图归档、设计变更等各个设计与管理环节紧密融合成一体化的系统，成为真正意义的一体化协同设计平台。问：天华协同设计系统起到了哪些实际效果？刘总答：目前我公司的所有项目均已在该系统中运行，该系统的效果主要体现在以下几个方面： 1. 协同设计系统实施的前提就是统一设计标准，并将标准固定到系统平台之中，使得公司头疼多年的设计标准化问题得到了较好的落实。 2. 系统将原来设计协同中一些模糊或是得不到有效落实的设计问题合理的固定下来，使得各类信息单元设计单一，一个专业设计内容发生变更后，其他相关专业会及时跟着更新，这在很大程度上减少了设计中的“错、漏、碰、缺”现象，提高了设计产品质量，大大提高了协同设计水平。 3. 由于图元的唯一化，避免了低级的重复劳动，提高了工作效率，例如在互提资料时，接受专业所要的图纸信息已经由系统自动从提出专业的图纸中提炼好了，不必再去手工处理，既减轻了设计人员工作量，专业间协调更方便，又保证了规范性。 4. 由于已将公司的设计与管理规范标准固化在了系统中，使得新人通过应用系统就可以适应公司的要求，加快了新人的培养速度，同时避免了因新人水平参差不齐而带来的设计质量的不稳定。 5. 我们对执行ISO9000的一贯原则是“重实质，而非表象”。该系统将ISO9000的过程质量要求完全融到了系统中，处处留下了实时的过程记录（没有后补的现象），而且没有给设计人员增加填表单的工作量（原来手工的ISO表单都以数据的形式存在于系统中了，我们最终的目标是无表单）。用了系统以后，感觉ISO9000的执行比以前投入少了，这已成为了一种自然而然的过程，表单少了，而ISO过程质量要求的“实质”保证了； 6. 在管理上，该系统使得公司领导、项目经理、专业负责人等管理人员可以对项目的进度、人员、成果、质量进行即时的监控，大大提高了管理效率。 7. 协同设计系统将原有分散在各设计人员电脑上的设计成果进行统一管理，与服务器即时同步，随时保持设计成果保存于公司的核心服务器上；同时通过建立知识库系统，使得设计成果的知识分类更加精细化和专业化，有利于设计成果的检索共享。 8. 从总体上说，该系统的建立大大提高了企业整体的管理水平，使企业提高了一个层次。问：天华协同设计系统在实施方面有什么经验体会？刘总答：协同设计系统和项目管理系统贯穿公司核心生产过程，系统涉及了所有生产人员，实施难度自然比较大。因此公司领导层的决心与重视是首要的，既然大方向是对的，对公司的长久发展有利，就应该全力解决实施中碰到的各类问题。主要有以下体会： 1. 前期系统的需求分析工作非常重要，天华公司的核心管理与设计人员都深入参与了这一过程，与我们的合作方上海金慧软件公司的技术人员一起，进行方案与系统的深入讨论与设计工作，以保证系统的正确性，同时也为后续的实施工作做好了必要的人员铺垫。 2. 实施初期，由于涉及一些规范和改变设计人员固有工作习惯的情况，存在一些逆反心理，我们的办法是：不断的组织培训和进行思想宣传，让设计人员认识到使用系统的各种优点及认识到这是公司坚定不移的方向。如果大家觉得有不合理之处，我们就尽量完善，但如果是合理的、对整体有利的功能，就一定要执行下去。 3. 在系统刚开始磨合、完善、试运行期间，对于有些设计人员不愿使用系统的情况，我们的服务开发商能够应客户的要求，提供迅速及时的开发与实施服务，快速解决问题，同时给设计人员多做解释和加强培训。以下是对几个大家关注的热点问题的解答：问：天华的所有设计项目都在系统上运行吗？如果系统瘫痪怎么办？刘总答：天华所有项目都已经运行在系统之上，没有特例。这就对系统的安全运行提出了更高的要求，一方面我们不断加强硬件投入，保证系统安全快速运行；另一方面开发商从技术上也加强了系统的容错性，目前已经做到了即使网络或系统瘫痪，设计人员仍可以继续设计工作，等到网络及系统恢复后，数据及资料可以与服务器进行自动同步，不影响生产。问：天华协同设计系统中是如何处理校对、审核的？刘总答：鉴于计算机屏幕的限制，在计算机上进行图纸的校对、审核确实是不太现实的。我们在系统运行中采取的办法也是将图打印出来圈阅，不过校对、审核后需要在系统中留下校审状态及记录，以便进行跟踪控制。另外打印出来的图纸是经过系统自动处理的，这样可以保证纸质图纸与电子图档的一一对应。问：系统在实施过程中如发生需求变更，如何与软件公司协调处理？刘总答：这样的管理系统各单位都不太可能全部是“拿来主义”，要达到真正的效果，需要软件公司提供的服务工作量还是挺大的。同时随着系统的试用与上线，我们对系统的认识也在不断的加深，经常会出现需求上的补充或变更，造成软件服务商成本的超支。我们的办法是：首先需要选择有好的服务意识的软件公司；然后在开发实施过程中随时保持沟通；当发生重大变更时，对开发商作必要的补偿，以保证实施按正确的方向运行。问：天华公司信息化下一步发展方向如何？刘总答：管理信息化工作是一件长期持续的工作，我们的系统还将在已有的基础上不断向深度及广度发展，如绩效考核、工时管理、数据挖掘等等。同时随着时间的积累，不断地充实企业知识库。
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