一般说来,项目管理可以有效应用于任何临时的任务。如果这些任务是独特的或者不熟悉的,就急需项目管理。从更准确意义上讲,如果存在以下的情况,那么就必须采用项目管理。
1 任务规模大的项目
当一个项目需要的资源(人、财、物、技术等)时,就需要项目管理。当然这种是相对的,通常判断的依据是:是否在一个组织或者一个部门所能控制的范围之内。例如三峡工程、火箭发射项目、奥运会项目等均需要项目管理。
2 新奇性的项目
如果项目在以前没有过成功的案例或经验,就需要项目管理。例如:对于现有产品的改进,不设立项目管理,效率可能会比较差,但也能进行;但是对于新产品的设计就必须要项目管理。
3 相互依赖性的项目
如果一个项目需要不同职能部门的参与,同时这些活动紧密地联系在一起以致互相影响,那么就需要项目管理。例如:某IT公司在为客户实施信息化建设的项目过程中,它可能需要涉及到公司内部的应用软件开发部门、网络技术部门、系统技术部门、业务咨询部门、采购部门、商务部门等,这时就必须采用项目管理。
4 资源共享的项目
由于专业性和资源成本的不断增长,组织一般很难保证让每一个项目组独享所有的资源,因此会将某些资源(甚至是关键资源)在组织内共享。在这种情况下,项目管理就显得非常重要。例如:在某公司内,同时开展着5个项目,但系统分析员可能只有3位,在这种情况下,采用项目管理的方法有效合理地安排资源,就显得非常重要。
5 重要的项目
一般情况下,当项目有高风险性和不确定因素时,会采用项目管理。同时,当这个项目关系到公司的声誉,对公司的业务发展和未来规划产生重要影响时,也应该采用项目管理。
6 以项目为主的组织
一些项目主导型组织,如咨询服务公司、工程建设公司、软件开发公司、系统集成公司等非常需要项目管理,因为它的产品和服务都是通过项目的形式展现出来的,同时几乎所有的项目也都存在以上的某些特点。
7 不以项目为主却具有典型项目的组织
对于非项目主导型组织,如产品生产型企业、商业零售业、学校、国家政府机关、服务行业、科研机构等,这类组织需要可能的是做重复性的工作(Operation),因此项目管理的重要程度显得就稍微弱一些,但是这并不是说这类组织不需要项目管理,这类组织仍然有比较大量的工作是通过项目的形式来进行运作的,例如在生产型企业中的新产品研发、企业内部信息化的建设、政府部门的基建项目的招标、市政项目的实施、商业零售业组织的市场推广活动等均是典型的项目,这些工作的成功与否对于组织也同样起到重要的作用,只不过应用的范围不及项目型组织罢了。
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