怎样才能保证项目成功?“计划,计划,再计划”,这是项目管理的最佳实践!所以,做项目管理的一般都知道如何编制项目计划,并且很多人能熟练的使用Project工具,知道“80小时”或者“40小时”法则、WBS和关键路径的概念。每个项目经理都会记住“计划一旦形成,就严格按照计划去执行,而不受某个人、某件事的影响”这个原则,也明白“这样做不仅能够减少大量资源的浪费,产品的质量也能得到保障。”所以,很多项目经理排斥,甚至拒绝改变计划。坚持原则,这貌似没什么错,但真的这样么?
要弄清楚一件事是否有必要做,首先就得弄清楚两个问题:一、这件事为什么要做?二、做了有什么好处?
那我们首先问一下编制计划的目的是什么?我们知道计划是项目管理的最佳实践,计划是保证项目成功的一种手段和方法,做这件事只有一个目的,那就是为了“保证项目成功”,但前提是,这份计划是“周密的、可行的”.严格执行一份周密可行的项目计划才能保证项目成功。很多项目经理记住了上面的“严格执行”原则,但忘记了这个大前提。
第二个问题,计划有什么好处?项目管理的计划方法,把项目活动、持续时间、所需资源有机地结合在一起,并且有严格的先后次序、里程碑和关键路径,可以清晰地提醒项目所有成员在什么时间,做什么事情,保证每个项目任务都得以执行;通过对计划的执行跟踪,项目经理可以清晰地了解项目进展情况和偏差情况,评估并及时有效的控制项目风险,从而保证项目的成功。
明白了这两点,我们再来看IT项目。对多数IT项目,尤其是软件实施项目,启动时都存在范围不够明晰,需求不确定的情况。只有到软件Demo产生,才可能需求清晰,范围确定,这些情况就决定了IT项目计划需要根据项目的实际情况及时进行修正。如何压缩范围确定的时间,早日制定出周密可行的计划,是软件项目的一个重要课题。
制定一份周密可行的计划是项目经理优秀能力的体现,尤其是WBS的制定,对复杂项目有很大难度。在谈2008奥运项目的管理体会时,项目专家曹蕾就提到奥运会项目最难的一点就是WBS的制定(参见PMU网站对2008奥运项目的访谈)。要保证项目的成功,就要保证项目的每个活动都能得以顺利执行。所以,在项目情况发生变化,在原有的计划基础上有需求变更时,就要把新的任务补充到计划中,修正计划,确保WBS的完整,确保计划周密可行,之后的工作才是严格执行。
顺便提一句,有些项目经理会走另外一个极端:因为需求不确定,所以不制定项目计划。这同样是对计划的错误理解。即使计划不够周密,但它可以提醒我们项目的大目标是什么,保证项目团队所采取的行动不偏离大方向。任何一项大的项目,都可以拆分成很多小项目,WBS的“渐进明细”,也是项目必须完成的任务之一,所有任务的持续时间都是要估算的,即使不够准确,至少可以作为经验累积,为今后的准确估算做了准备。因此,项目的任何阶段都一定要有计划。