记录是以往工作过程信息的储存方式。是为过程的实施提供证据或为改进提供分析评价信息的。但是，必须认识到，记录是手段而不是目的。《建设工程质量管理条例》突出强调了质量责任的终身制，从法规的角度强化了对质量行为的约束力度。形成了以人的责任担保其工作质量的机制。这种情况下，铁路建设项目实施过程中，哪些记录是必须的，哪些记录不是必须的，作为推进标准化管理的一项内容，应该得到规范的策划、评审和规定。
我国从1995年开始，逐步引进三个管理体系标准，开始管理体系“贯标”认证。由于当时国内对标准的理解还处于非常肤浅的水平，很多“贯标”认证的企业，在咨询单位的帮助下，制定了大量的记录表格。最后形成的结果是，平时的管理仍然按老习惯做事，临到认证审核，突击填写记录表格。我们把当时企业“贯标”的管理体系叫做“傻瓜体系”。意思是企业把“贯标”的管理体系搞成了类似“傻瓜相机”，不管对工作要求懂不懂，平时实际工作是怎么做的，掌握按快门（填记录表格）就能通过认证审核。显然，这样的记录绝大多数属于“虚假内业资料”。
这启示我们，特别是建设单位，在规定铁路建设项目实施过程的记录时，必须从项目建设管理的要求出发，慎重确定参建各方应该产生的过程记录。否则，规定的记录越多，就越有可能会造成现场管理人员把形成记录作为工作目的，填完表格签完字就完成任务。而忽视了实质的过程控制的要求。我们知道现行的铁路工程质量检验标准是在2004年才开始施行的。其工序质量是以检验批的形式进行验收。2004年之前的“铁路工程质量检验评定标准”，是以“程检证”和“质统表”作为现场质量检验评定的记录。新验标从内容和要求上已经完全取代了“旧验标”的要求。但是目前在某些铁路建设项目，建设单位要求施工单位在按新验标检查验收的基础上，同时还要填写以前旧的“铁路施工质量检验和评定标准”的表格。这就造成施工单位现场过程记录工作量的成倍增加，使施工单位施工过程记录资料数量巨大，但相当一部分又没有什么实际的意义！我们在现场发现，某些铁路建设项目一根钻孔桩前前后后需要填写的表格就多达20张！这种记录泛滥的现象，大量的占用了施工企业现场专业人员的时间和精力，不能不是造成铁路建设“内业资料虚假”现象的原因之一。
记录的简约化，是铁路建设标准化管理应该坚持的一项基本原则。
要实现记录的简约化，首先必须提高标准化管理水平和工作水平。今年铁路建设工作会议，张德江副总理指示铁路建设要学习泸定桥铁索每个铁环上都有当年造环工匠的姓名，以及英国某档案馆在上海外滩相关建筑物寿命满100年之际给当地管理部门发来维修建议文件的经验，为了保证高速铁路工程质量，必须落实建设施工阶段工程质量的终端责任。实际上，按照现行铁路工程《工程质量检验标准》，铁路工程施工过程中几乎所有的产品从方案、原材料、工序、半成品、成品等环节都规定了明确的质量检查和验收的要求。只要我们能够完善项目的标准化管理体系，做到严格按照铁路建设管理规章制度和工程建设程序，全面落实工程质量的控制和验收要求，就可以实现工程质量形成过程中所有职责的落实！并能够形成可追溯的终端责任体系，因为《验标》把所有工程划分成了一个个检验批，而每个检验批都有明确的质量检查验收责任人的签字。从检验批到分项、分部、单位工程，都有详细的检查验收程序和责任主体规定。可惜的是，我们看到一些建设单位在全路建设工作会议以后，没有从完善建设项目管理体系，做实做细日常管理工作出发，保证质量终端责任的落实。而是又规定了一套制度和文件，要求建立类似“工序质量责任追溯制度”等，认为的把工作又进一步的复杂化了！这种因为对现有标准和制度理解执行不到位，或者没有从铁道部“四个标准化”要求入手提高基础管理工作水平，而是以制度落实制度，以文件贯彻文件的做法，无疑把事情搞的更加复杂。不但不利于提高工作效率，强化工作责任，而且还会造成文山会海泛滥，大量的分散现场人员的管理精力，占用工作时间。这就很难保证“记录简约化”要求的实现！
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