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集团企业生态体系下的项目管理建设问题

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标题:项目范围管理不受控,需求不断蔓延,怎么办?
楼主

ETPPM
PMB:2325
省份:广东省
行业:IT软件
注册:2016/6/13
  
  
资源有限的范围内,需求无限增加蔓延……
相信对于每一位项目经理来说,这都是成功路上的绊脚石。理想中,希望项目在有限的资源内保质保量的快速完成;实际上,在项目开发过程中会遇到各种问题导致需求增加,我们该怎么处理呢?
别慌!理清思路,从项目范围管理和资源管理入手,化繁为简更有利于项目成功。


1、项目范围管理
作为项目的统筹人-项目经理要在项目范围把控方面做足功课:
1.1 充分了解项目需求,明确项目边界

项目前期商业论证(可行性分析)要让客户进行需求确认的同时还应让项目相关团队成员了解需求,明确实现需求必须要交付的成果,这就需要项目经理做好阶段性计划,明确交付物成果的标准;做好WBS计划(工作分解结构),将计划分解,拆分成各项任务,并将任务派到各项目成员处。

以易趋项目管理软件为例:
●阶段计划
项目经理需配合决策层结合现有资源和预算,制定出完整的阶段计划,落实阶段负责人以及不同阶段的计划完成时间。项目经理可根据项目计划跟踪项目状态并根据实际情况进行调整。

●交付物管理
每个阶段可以根据设置相对应的交付物及计划完成时间,高层管理和项目经理可及时监控交付物状态。同时可设置是否需要评审,可通过定义“需要评审”对交付物的质量进行把控,以免出现在项目后期爆发质量问题而返工。


1.2根据现有资源和预算,砍掉部分需求,压缩项目范围

项目范围划定要在前期商业论证(项目可行性分析)的时候进行确认,那如何在资源预算有限的情况下,精准把控范围呢?

梳理需求的优先级,以便合理配置资源:将资源配置在优先级高的需求上;需求的优先级过低,对项目整体并没有多大影响但是又要占用资源的,就需要将他们砍掉。
可参考“紧急-重要四象限法”:
—紧急重要(立即去做、优先分配资源)
—紧急不重要(能不做就不做)
—重要不紧急(分解任务、制定计划)
—不重要不紧急(坚决不做)

以易趋项目管理软件为例:
易趋需求管理模块可以统一、集中地管理各种类型的业务需求,全程管控需求从提出、受理到开发、上线的全过程。还设置了需求的优先级,对所有的需求进行监控管理,及时调整,避免需求的无限蔓延,保障项目的完成。


1.3对项目执行工作进行监控

明确项目范围与项目计划之后,接下来就是项目过程管理了。由于项目的推进是一个动态发展的过程,项目经理需要全程进行监控,保证项目执行与项目目标不偏离。为了更全面、更及时、更高效管理项目执行过程,可以借助合适的项目管理软件进行项目管理。

以易趋项目管理软件为例:
由于项目相关的业务流程均在易趋运行,在易趋项目报表模块中,实时监控、统计分析以及周期性报告都能通过系统自动生成,节省了项目经理的时间和精力,也提高了数据的及时性和准确性,更加方便项目经理及时掌握项目的进度情况。


2、项目资源管理

项目资源管理是最关键的是人员管理,高效的项目管理是建立在对资源的有效配置之上的,通过资源的精细化管理,可以降低人员成本,提升项目效率,实现在有限的资源中保障项目的成功交付。具体怎么实操呢?


2.1资源池的规划建设

项目资源管理在项目实施过程中是要对现有资源进行分析,结合项目需求进行计划分配。这是建立在对现有资源的整体情况掌控之下开展的,那么对现有资源的人员情况需要尽可能详细的了解,例如人员数量、擅长技能、可用时间等有效信息。

以易趋项目管理软件为例:
易趋搭建了资源池,进行建设维护,团队成员每个人的详细技能、参与项目等信息一目了然,利于科学的进行人员资源调拨,最大限度优化人员利用率,避免资源浪费与冲突。


2.2制定资源计划

项目经理要根据项目的需求,制定覆盖全项目的人员资源计划,包括前期的资源需求、资源具体任务分配、项目过程中资源的利用情况,以此保障项目健康运行。

易趋前期商业论证,项目经理所需人员的资源需求申请模块。根据项目实际需求可申请不同类型人员,以及工时需求。
当资源调整时,可以根据发布的不同版本与原来的版本进行基线跟踪,了解资源变化的历史记录,便于后期项目的统筹分析。

易趋项目计划模块中项目经理在进行任务分解后,对人员资源的具体任务安排以及制定的详细工时计划。颗粒度细到将具体任务落实到个人,制定每日任务所需工时。还可及时跟踪所有资源的使用情况以及任务完成情况,迅速地做出资源调整,避免资源浪费。


总结

项目范围管理和资源管理都在项目中起着至关重要的作用:项目范围管理为项目实施提供范围框架,提高了前期资源估算的准确性,是项目管理工作的基础;而资源的精准性管理使项目管理实现甚至超越既定目标。两者的配合管理既解决了需求的”无限“,也解决了资源的”有限”!

需求的无限可以通过需求分析,进行优先排序,界定项目范围,使得“无限”范围可控;而资源的“有限”可以通过科学的人员管理,通过高效的人员配置和灵活的资源调拨,使得人尽其用,发挥出资源的价值最大化。

回复 | 引用 发表时间:2022/3/23 18:28:30

19950817
PMB:19
省份:广西壮族自治区
行业:IT软件
注册:2022/3/24
  
  
标题:Re:项目范围管理不受控,需求不断蔓延,怎么办?
1 楼
把握需求边界,评审需求是否为良性需求
回复 | 引用    回复时间:2022/3/24 13:43:01
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