如何做好项目部的文控管理

寒风（acooling）

摘  要 文控管理作为文件和信息的控制与管理，通过一定的方式、方法和管理手段，使大量的各类工程文件和信息达到分类清晰、条理有序、传递顺畅、处理规范、存档完整、方便检索，为工程的顺利进行提供文件支持和信息保障。本文就如何做好项目文控管理进行探讨。

主题词  西气东输  冀宁支线   文控管理   探讨

西气东输冀宁支线管道工程是一条纵贯华北、华东平原，连通环渤海和长江三角洲两大区域管网、向山东和苏北地区输送优质天然气的能源大动脉，是实现长江三角洲和环渤海两大区域管网气源多元化、输气网络化、供气稳定化的根本保证。该管道将成为我国干线输气网络的重要组成部分。按照国际工程的施工管理模式进行运作。因此作为项目的文控管理也需与之相匹配。

西气东输冀宁支线管道起始于河北省安平县安平分输站，终止于江苏省扬州市青山分输站，途径苏鲁冀三省16个地、市，55个县区，一干九支，干线全长890km，支干全长1495km。项目文件的种类主要有：合同、程序文件、设计文件、招投标书、预可研报告、信函、传真、电子邮件、会议纪要、公文、报表、计划、技术规格书、备忘录、授权委托书、授标函、工程图片等。目前西气东输项目部文控部存档文件共分24大类，52小类。

文控部是项目部所有文件、信息的汇集中心、传递中心、管理中心。下面就项目文控管理进行探讨。

从实际情况来看，项目部的文控管理就是把大量的纷繁复杂的项目文件分类、编码、登记、处理、存档、文件报批。但是怎样才能使这些文件得以有序管理，达到制度化、规范化、程序化呢？

1、清楚文件流程：

经过实践，我们知道要做好文件管理，要先清楚文件的流程。分包商作为与总承包商有合同关系的主体，双方之间最正规的往来文件是“传真往来”，而双方传真的合法签发人是“项目经理”，其它人签发的文件视为不合法文件或无效文件，如需其它人签发必须由项目经理以正式文件授权并通知总承包商。其文件流程图如图1：

西气东输管道公司

监理部

冀宁项目部（业主）

监理区段

监理区段

分包商

分包商

 

图1 文件流程图