项目团队的建设与发展涉及很多方面的工作,包括项目团队能力的建设,项目团队士气的激励,项目团队与客户的合作,团队成员的奉献精神,团队中各个群体能力的提高等等。其中项目团队成员个人的发展(管理的和技术的)是项目团队发展最基本的需要,这一点作为一个项目团队发展的核心,对于项目目标的实现是非常重要的。
1. 项目团队建设的目标
项目团队不同于一般的群体或组织,它是为实现项目目标而建设的,一种按照团队模式开展项目工作的组织,是项目人力资源的聚集体。仅仅把一组人员集合在一个项目中共同工作,并不能形成项目团队,项目团队还特指一组相互信任、相互依赖、齐心协力、共同合作、一起工作的团队成员所构成的一个整体。它是一个有既定项目目标,并为之奋斗的集体。要使一组团队成员发展成为一个有效合作的项目团队,就需要项目经理和项目管理人员积极地开展项目团队的建设工作,不断地为项目团队的完善与提高付出努力。项目团队建设的目标包括以下几个方面:
1) 团队成员对项目目标的清晰理解
为使项目团队工作卓有成效,在项目团队的建设中,首先要高度明确项目的工作范围、质量标准、预算和进度计划,要使每个团队成员对于要实现的项目目标有清晰明确的理解,要使每个团队成员对项目的结果以及由此带来的益处有共同的认识和期望。
2) 团队成员清楚自己的角色和职责
有效的项目团队需要团队成员参与制定项目计划,并使他们知道怎样能够将他们的工作与项目目标结合起来。团队成员应尊重和重视彼此的知识与技能,并且能够相互肯定各自为实现项目目标所付出的劳动。从而使项目团队每位成员都能承担起责任,完成所承担的任务。
3) 团队成员都要为实现项目目标而努力
有效的项目团队每位成员都强烈希望为实现项目的目标而付出自己的努力。项目团队成员乐于为项目成功付出必要的时间和努力,乐于为项目的成功努力做出贡献。例如,为使项目按计划进行,必要时团队成员愿意加班、愿意牺牲周末或午餐时间来完成工作。
4) 团队成员之间高度的合作与互助
有成效的项目团队通常能够进行开放、坦诚而及时的沟通。团队成员愿意交流信息、思想、想法及感情。他们乐于寻求给与其他成员的帮助,他们希望看到其他团队成员的成功,他们能相互提供并彼此接受各种反馈及建议性的批评和意见。
5) 团队成员之间的高度相互信任
一个有效的项目团队,团队成员相互理解、相互信任并相信依赖。项目团队中的每个成员都是项目成功的重要因素,每个成员都可以相信其他人所做得和所想的事情都是在为项目的成功而努力,而且都会按照标准要求完成它们的任务。项目团队成员相互关心,并承认彼此存在的差异,每个成员就会感到自我的存在,从而构成一个好的项目团队。
2. 项目团队的冲突处理
多数人认为冲突是一件坏事应尽量避免。然而,在项目工作中冲突是必然存在的,有各种不同意见是正常的,甚至有时冲突对项目团队的建设是有益的。在项目团队中试图压制冲突是一种错误的做法,因为冲突有利的一面能让人们有机会获得新的想法和逼迫人们去另辟蹊径制定出更好的问题解决方案。项目工作中的冲突解决也是项目团队学习的好机会,它是项目团队建设工作中的一部分。因此项目团队必须对冲突有十分清醒的认识。
1) 冲突的原因
在项目工作过程中的冲突可能来源于各种各样的原因和情况。它涉及到项目团队成员、项目经理以及项目业主/客户。项目工作中的几种主要冲突来源包括:工作内容方面的冲突(关于如何完成工作、要做多少工作或工作以怎样的标准完成方面的不同意见所导致的冲突),资源分配方面的冲突(由于分配给项目团队某个成员或某个群体的资源数量和质量而产生的冲突),进度计划方面的冲突(由于对于完成工作的次序或所需时间长短的不同意见而引发的冲突),预算或成本方面的冲突(由于项目所需预算或成本的多少而产生的冲突),项目组织方面的冲突(由于各种组织问题而导致的冲突,特别是在项目团队的震荡阶段,由于缺乏沟通或未能及时做出决策而产生这类冲突),个体差异造成的冲突(由于项目团队成员在个人价值观或行为方面的差异以及相互缺乏理解而产生的冲突)。
2) 冲突的处理
项目团队中的冲突不能完全靠项目经理来处理和解决,团队成员间的冲突应该由相关项目团队成员来处理和解决。处理与解决的恰当,冲突会带来有利的一面,因为问题暴露出来了并得到了重视与解决,同时冲突将迫使项目团队成员寻求新的方法以更好地解决问题。但是冲突如果处理不当会对项目团队产生十分不利的影响,它能够破坏项目团队的沟通,会使团队成员不再愿意倾听或尊重别人的观点和意见,它能破坏项目团队的团结并降低相互信任程度。处理冲突的主要方法有五种:其一是回避或撤退,回避或撤退的方法使那些卷入冲突的成员撤出以避免发生冲突升级而形成对抗;其二是竞争或逼迫,竞争或逼迫的方法是一种单赢的冲突解决方法,这种方法认为在冲突中获胜是解决冲突的最好办法,人们甚至会使用各种手段来处理冲突;其三是调停或消除,这一方法是尽力在冲突双方中找出一致的方面,忽视差异的方面,从而消除冲突,这种方法只能缓和冲突但不能彻底解决冲突;其四是妥协与合作,这种方法要求冲突的团队成员寻求一个调和折衷的解决方案,使每个成员得到某种程度的满意,从而消除冲突和共同合作;其五是正视冲突和解决问题,这要求团队成员直接正视问题,努力寻求一种双赢的结局,要求以积极的态度对待冲突并就冲突广泛交换意见,尽力找出最好和最全面的冲突解决方案。
除了上述方法以外,项目团队解决冲突的方法还有很多,每种方法都有适合的环境与条件,所以并没有客观评价上述方法好坏的标准,项目团队解决冲突的最佳方法要视冲突双方的个性、冲突的原因、冲突的性质等各种因素而定。但是,有一条是肯定的,项目团队冲突的解决是项目团队建设的一项重要的内容。
3. 项目团队问题的解决
项目团队在完成项目的过程中总会遇到一些问题。一般来说,在整个项目的全过程中会产生各种各样的问题,这些问题的解决也是项目团队建设的一项重要工作。项目团队能否有效地解决问题不但会影响项目团队的建设,而且会直接影响项目的成败。项目团队问题的解决方法一般步骤如下:
1) 对问题做出描述与说明
项目团队首先应该对遇到的问题做出界定和说明,明确问题的性质和内容。这种界定和说明会使得参加解决问题的团队成员对问题的本质形成一致意见。对于问题的说明要尽可能具体和确切。因为问题界定与说明将被作为问题是否解决的判据。
2) 找出造成问题的原因
一切已经或正在发生的问题都会有许多原因,特别是管理或技术问题更是如此。在解决问题的初期阶段,项目团队常常忙于应付问题而顾不上研究问题的原因。但是要解决问题就需要多方面收集信息,通过分析找出问题本质,找出造成问题原因,以便从根本上解决问题。
3) 确定解决问题的方案
在找出问题原因的基础上,项目团队要努力提出各种解决问题的可行方案。然后要建立可行性方案评估的标准,并用标准对每个可行方案进行评估。最后依据评估结果确定处解决问题的最佳方案。由于要找到解决问题的最佳方案是很困难的,所以多数时间采用满意的解决方案即可。
4) 制定解决问题的工作计划
有了解决问题的满意方案以后就必须要为实施这一方案制定具体的计划,这种计划必须要明确:具体任务,成本费用和工期,所需的人员和资源,负责实施的项目团队成员等要素。要注意解决问题的计划一定要项目全面计划有机地结合起来,防止一个问题没解决,却引起了其他问题。
5) 实施问题解决方案
在选定解决问题的最佳或满意方案并编制出解决问题的工作计划以后,就可以安排相应的团队成员去实施解决问题的方案了。在实施的过程中,要组织好各种资源,安排好各方面的工作,并合理的分工合作,以便使问题彻底得到解决。
6) 判断问题是否得以解决
在方案实施以后,还必须判断问题是否得到真正的解决。这时项目团队需要用到第一步中对于问题的界定与说明,把实施解决问题方案的结果与问题界定与说明所描述的情况相比较。如果已经没有原来界定和描述的问题症状和情况,就可以认定问题已经解决了。
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