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1．沟通计划（Communications Planning）
沟通计划就是确定利害关系者的信息交流和沟通的要求。简单地说，也就是谁需要何种信息、何时需要以及应如何将其交到他们手中。虽然所有的项目都需要交流项目信息，但信息的需求和发布方法却不大相同。识别利害关系者的信息需求，并确定满足这些需求的何时手段，是获得项目成功的重要保证。
① 沟通计划的依据
• 沟通要求：沟通要求是项目参加者信息要求的总和。它主要通过综合所要求的信息内容、形式和类型，以及分析该信息的价值来确定的。项目资源只运用于那些有利于项目成功的信息上。确定项目沟通要求的信息一般包括：项目组织和利害关系者责任关系；该项目需用的技术领域、部门和专业；由具体个人参与的该项目的后勤保证；外部信息联系，比如与新闻界的联系。
• 技术沟通：在项目各部分之间来回传递信息所用的技术和方法很多。包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分的单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具分的书面沟通和口头沟通，等等。选用何种沟通技术以达到迅速、有效、快捷的传递信息主要取决于下列各因素：A.对信息要求的紧迫程度。例如，项目的成功是否依赖于不断更新的信息，在想要时马上就能要到手？或者是否只要有定期发布的书面报告就够了？B.技术的取得性。例如，项目已有的系统是否满足要求？或者项目的需求是否有理由要求扩大或缩小已有的系统？C.预期的项目环境。例如，所建立的通讯系统是否适合项目参加者的经验和专业特长？或者是否进行广泛的培训和学习？D.项目的长度。例如，在项目结束前，可利用的技术是否可能变化？
• 制约因素和假设：制约因素和假设是限制项目管理团队选择的因素。项目沟通管理者应对其他知识领域各过程的结果进行评价，以发现他们可能影响项目通讯的途径，并采取相应的措施。
② 沟通计划的结果
• 分析确定项目的利害关系着：项目利害关系者就是积极参与该项目或其利益受到该项目影响的个人和组织。项目管理团队必须弄清楚项目利害关系者，确定他们的需要和期望是什么，然后对这些期望进行管理和施加影响，确保项目获得成功。一般的说，项目利害关系者包括顾客和发起人，内部和外部的业主和出资者，供应商和承包商，管理团队成员及其家庭，政府机构和新闻界，公民和整个社会等。项目管理团队分析各种利害关系者的类型及信息要求，主要考虑下列因素：A.考虑适合某种项目需求的方法和技术；为项目成功提供所有必须信息；不要让资源浪费在不必要的信息或不适用的技术上。
• 沟通管理计划：沟通管理计划是规定项目未来沟通管理的文件。它一般在项目初期阶段制定。其主要内容如下：
A. 详细说明信息收集渠道的结构，即采用何种方法，从何人处收集各种各样的信息；
B. 详细说明信息分发渠道的结构，即信息（报告、数据、指示、进度报告、技术文件等）将流向何人，以及何种方法传送各种形式的信息（报告、会议、通知），这种结构必须同项目组织结构图中说明的责任和报告关系相一致。
C. 说明待分发信息的形式，包括格式、内容、详细程度和要采用的符号规定和定义。
D. 订出信息发生的日程表。在表中列出每种形式的通讯将要发生的时间；确定提供信息更新依据或修改程序，以及确定在依进度安排的通讯发生之前查找现时信息的各种方法。
E. 制订随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法。
沟通计划可以是正式的、非正式的，也可以是非常详细的或仅仅粗线条的。具体如何计划应视项目的需要而定。

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[ 本文发表于 2002年4月18日 7:21:16 ]


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BEWITHYUO为我们提供了一篇好文章，一种好手段，小小谢了。

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[ 本文发表于 2002年4月19日 14:47:53 ]