合同管理主管/工程师
向造价/预决算部经理汇报，负责项目的合同算管理工作。其工作职责包括下述内容 ：
1. 协助并参与招标过程中的商务合同谈判至正式签署的全过程；
2. 了解其他部门对施工合同签署进度的要求，为技术部门进行工程及时提供依据；
3. 合同管理；
4. 监督合同的执行，包括解答其他部门提出的与合同有关的问题；
5. 准备和发放潜在变更通知、变更草案、变更通知和工作范围变更以便报批和分发。和设计师、技术部一起，审核和批准所有的承包商递交的变更请求；
6. 处理承包商及材料供应商的索赔申请。

材料采购部经理
向成本控制部经理汇报，负责项目的材料采购管理工作。其工作职责包括下述内容 ：
1. 制订并监督执行材料设备采购工作程序；
2. 根据工程总进度计划确定采购工作的进度计划，确保材料设备适时进场；
3. 配合造价/预决算部制订甲供材料设备的成本预算；
4. 制订甲供、甲指乙供材料设备清单；
5. 制订甲供材料设备产地清单；
6. 组织确定对甲供材料设备的技术要求；
7. 组织材料设备考察；
8. 配合招投标部、造价/预决算部确定采购的商务条件；
9. 负责进行采购询价；
10. 配合造价/预决算部进行报价比较工作；
11. 配合招投标部、造价/预决算部进行议价工作；
12. 配合造价/合同管理部编制及签订采购合同；
13. 采购合同的执行；
14. 负责进口材料设备的报批、运输、清关、储存、进场。

成本控制部文员
向成本控制部经理汇报，负责本部门的日常文书工作。其工作职责包括下述内容 ：
1. 负责文件的起草、打印、传送；
2. 负责建立和维护供应商资源库；
3. 负责招投标评标会议的组织和准备工作；
4. 整理和归档成本核算文件和招投标文件；
5. 负责本部门日常办公事务管理；
6. 完成上级交给的其他工作。


第三部分 项目编码及文档管理程序
3.1 引言
健全的项目编码和文件档案管理程序对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。然而，要使该程序充分发挥作用，还有赖于一个设计周全的文件档案模式，即项目文件集中存储以及目标明确的追踪报告。
下面各章节主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的各类文件及其相关程序。由于篇幅有限，无法一一赘述，所以仅列出最常用的文件格式。在项目实际运作中，可能需要建立其他标准化的文件格式，届时将由项目总监负责设计相关范本及其使用程序。所有提及的文件均附后。
3.2 文件归档程序
3.2.1 电子文件归档
项目全部文件应集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的项目专用文件夹中，使项目管理团队所有成员包括项目管理组均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于将项目所有相关数据单独备份。
在项目主文件夹下可根据不同功能或事业部门的划分建立若干子文件夹，例如：
行政
设计
进度
合同
施工管理
每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
3.2.2 书面文件归档
建议采用与项目文件夹目录一致的文件归档系统（见第九部分附件）。项目文件夹目录、编号与文件存档目录一致，张贴于项目组文件柜，供各成员查阅文件索引。随项目进展，文件存档目录应进行增补，完善。
•
3.3 文件编码系统
注意！以下缩写编码方式可灵活掌握，一旦各方协定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。
3.3.1 公函编号（编码）系统
• 本项目全部相关文件应遵照北京银泰中心批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。
•
• 文件类型 缩写
• 传真 F
• 信函 L
• 传送单 TRN
• 备忘 MEM
• 会议纪要 MTG