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银泰管理手册-5 [发表于 2010/11/2]

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• 报告 RPT
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• 编号常用方式，例：BUCG-04-F-001
• “BUCG”为文件接收单位名称缩写，“04”为年的缩写，“F”为文件类型，“001”为流水代码。
3.3.2 专业编号（编码）系统
专业分类代码以设计院施工图编码为准，编码表见第九部分附件。
3.3.3 顾问编号（编码）系统
参与单位名称缩写

YT 北京银泰置业有限公司
HITS 凯悦国际酒店集团
BLL 宝维士联盛工程咨询有限公司
JPA 波特曼建筑设计事务所
CSR Remedios Siembieda
SP Super Potato
CEEDI 中国电子工程设计院
PB 栢诚（亚洲）有限公司
LD Light Directions Ltd.
CKP Creative Kitchen Planners
DLS 威宁谢中国
MFT 迈进外墙技术有限公司
PlaceM Place Media
CSLL 金宝声学环保顾问有限公司
BUCG 北京城建集团有限公司
PUHCA 北京帕克国际工程咨询有限公司
GT 上海冠达尔钢结构有限公司
JSH 深圳建升和钢结构公司
BGI 北京勘察设计研究院

3.4 文件收发程序
任何顾问方或承包商若未按规定之程序，格式或编码系统来提交文件，则项目总监有权要求其重新提交。
3.4.1 地址和邮件程序
邮件和书面文件需寄往以下地址：
北京银泰中心项目办公室
北京朝阳区建外大街2号邮编：100022
传真需发至以下号码：
（86 10） 65663101
邮件上需明确注明相关收件人 – 总经理，项目总监，文档控制员等
3.4.2 来件受理过程
在项目管理的工作环境中，所有来件均由指定的秘书或文档控制员收取，并盖上日期和传阅印戳。典型的传阅印戳请参见第九部分附件。盖戳后的文件交给项目总监供其审阅。如文件为上报方案、变更等需要多方提意见的，文档控制员需将内部传阅单附在首页。项目总监在快速浏览邮件之后，需按邮件主题给予相应的归档编号，并于日期印戳处及处理该邮件的合适人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来件由一人“Action——采取行动”，其余人员包括项目总监只需“传阅”或“抄送”。然后放有经过上述标注的邮件的文件夹将返还给文档控制员，由其进行以下操作：
1. 将该文件复印并立即发给指定“执行”和“抄送”人；
2. 如文件上有一个或多个“传阅”人，文件应作一份复印件。该文件将每天在项目管理组成员中传阅，“传阅”人将仔细阅读任何条款，将意见填入文件内部传阅单内（见第九部分附录）或传阅文件上。当他们看完传阅文件的内容后，阅件人将把文件传递给下一个项目组成员。如阅件人想保留该文件供今后参考，他们应自己作一份复印。所有的项目组成员应在文件发出的当天阅读该文件，并在当日结束前归还文件管理员。然后文件管理员将填写了各“传阅”人意见的传阅单抄送“执行”人和项目总监。
3. 将原文件根据项目总监标注或项目文件目录归档编号进行归档。
注意！项目承包商除可向其自己的分包商发送文件外无权向业主的其他部门、项目顾问或其他承包商直接发送文件。
如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的邮件，以供查询。
3.4.3 发函过程
1. 项目组成员在发文前，应先向文档控制员查询文件存档统一编号，将拟好的文件交授权的签发人签署。
2. 已签字的文件交由文档控制员统一发出，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。
3. 如文件为对外发给承包商的文件，应先将文件传真至承包商指定号码，然后将原件放入项目文件发放柜对应的承包商文件发放格中，由承包商专人于每天上午10：00前来将原件取走，并在文件发放登记单（见第九部分附录）上登记签字。文档控制员将发出文件的复印件交给文件指定项目组传阅人传阅后，按项目文档目录存档。项目组人员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或文件遗失。
4. 如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档；如为内部审批报告，则需附上公司内部报告审批单（见第九部分附录），交由相关领导审核签字后，将审批单复印交给经办人处理，原文件存档。
3.4.4 承包商文件提交程序
承包商应按照规定的程序和格式提交文件。
承包商应将需要审批的文件、方案、图纸和样本等同时分别提交给项目管理组和监理。
对项目管理组的提交数量必须是方案一式三份、文件两份、图纸按要求。
对监理的提交数量可与监理商定。
送审时间应为周一至周五晚6点以前。
审批回复周期通常情况一般为3个工作日。
3.5 图纸管理
3.5.1 图纸分类
1. 建筑师、室内设计师提交概念设计阶段过程图（SD）
2. 建筑师、室内设计师提交扩初设计阶段过程图（DD）
3. 国内设计院提交各类专业报审图
4. 国内设计院提交施工图（地下、地上部分按专业提交）
5. 承包商提交施工深化图
6. 承包商提交竣工图
7. 供应商提交设备/材料制造图
8. 其它

3.5.2 图纸接收
1. 设计院、承包商需按业主要求时间、需要份数提交图纸及电子文件
2. 正式发行的图纸需有签字、盖章及发行版次和日期
3. 图纸提交需有传送单和图纸目录
4. 文档控制员需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收
3.5.3 图纸发放

1. 文档控制员需按项目组要求准确发放图纸给指定承包商和监理公司等相关单位，需要份数以合同规定或项目组负责人授权为准
2. 正式发行的图纸需有图纸绘制单位的签字、盖章及发行版次和日期
3. 图纸发放需配有传送单和图纸目录，承包商签字接收后方可取走
4. 机电专业分包施工图报审程序见后附
3.5.4 旧图存档
一旦有新图纸发行，文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，并将被替代的图纸盖上“作废”标记（见第九部分附录），从图纸中取出，将旧图纸存档。总图纸目录的电子文件也应做相应修改。项目完工后，这些文件需存离现场工地，并可通过缩微摄影储存。
最后，所有设计图纸的电子拷贝都应做在光盘上，供项目组参考及归档。

附录3.1 文件收进流程表

附录3.3 文件发放流程表
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附录3.5 （1）银泰中心机电承包商深化施工图送审流程

抄送机电（专业）分包
连图纸抄送抄送
一份连图纸连图纸送审表格连一份图纸有意见返回（三天内）
一份一份
总包单位
无意见加面函文件不连附件（三天内）
银泰项目机电管理小组
加意见连附件（11天内）
监理电子院有意见，返回（7天内）

提供意见提供意见
（14天内）（14天内）
银泰项目管理团队（机电）

同意，发函确认（3天内）
确认函确认函连确认审批表格、图纸确认函确认函

负责制作底图由电子院签章后

发函进行图纸分发

代表主送代表抄送
附录3.5 （2）银泰中心机电承包商采购设备/材料送审流程
（开始采购订货前1个月前开始）

抄送
连附件抄送抄送
一份连附件连附件送审表格连一份附件有意见返回（三天内）

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