7.2 招投标管理工作流程表

7.3 招投标管理工作程序

7.3.1 程序A – 工料测量师准备招投标文件

工料测量师在招投标工作开始即着手准备招投标文件，这些文件包括：
（1）投标邀请函
邀请承包商/供应商投标的信件。简要介绍项目，概括工作范围，定义标书，并指出递交标书的日期和地点。
（2）投标须知
向投标者说明标书递交要求，包括投标文书格式，方案要求，进度提交及其他需提交的技术数据等。
下列应注意有关投标须知中的一些特别条款:
投标保单－投标保单取决于预期的分包风险，公司政策和业主的合同要求。若不需要，这部分可不包括在投标须知中。
履约保证书－本项目的标准标书均包含履约保证书，但其取决视乎业主的合同具体要求。
价格和工料明细表提交格式－此部分已包括在投标报价单格式中，如果各份报价单中存在明显的价格差异，则项目经理可利用此明细表来比较表中的数值，从而作出评估。
由于业主在发包前已聘请工料测量师对项目作出成本估算，此估算的工料清单（无价格和数量数据）可包含在发包文件中，以作为详细价格和工料数据的比较工具。在固定总价合同模式的招标文件中，同时需包括明确的声明以强调合同价格是固定总价，工料清单仅供评标使用。另外，如果投标文件中的工料清单附有工程量，投标者有责任确认这些估算工程量的准确性，而这些工程量并不能作为最终发生的实际数量。
保安计划－指本项目工地的进出和控制措施。
（3）投标报价单
投标者应按所提供的投标报价单格式提交其报价。
投标报价单中的价格清单如果足够详细且考虑周全，则它可作为每月工程款申请文件中各工种付款清单的基准。如工料清单也是如此设定的，则同样适用。大多数情况下，承包商/供应商每月申请付款可用形象工程量提交（如浇捣每立方米混凝土中已包含了模板面积、钢筋吨数和混凝土体积等）。然而，项目经理应确定承包商/供应商不会在工程开始初期以编造的超出实际工作量的工程量和工程造价来提前索取工程款。
（4）列表 A－ 合同图纸和工程规范清单
呈列所有设计和技术文件清单。具体信息请参见设计管理部分。
（5）列表 B－ 工作范围描述和专用条款
详述包里面的工作范围和任何未在合同通用条款中述及的作业指导专用条款，尤其需要注意各工种的协调及划分。
合适的工作范围应达到以下目标：
• 合同中明确工作的范围和界限（许多招投标图纸会在每一张图纸上会表明多个分包工种的工作内容）。
• 明确所要求的工程完工里程碑日期，包括任何中期里程碑完工要求。
• 明确未包含在合同中不确定的工作。
• 确定任何合同中未明确规定但实际需要的工作。此类工作的例子可以是因塔式起重机或塔吊的连接/负荷而需要额外在钢结构楼面处增设加强构件，或负责修建施工通道供其他现场承包商/供应商使用等。
• 明确所有工作职责分配。例如，对各工种在混凝土楼板中布置安装预埋的工作进行责任分配。
• 将在同一区域工作的各工种之间的界面明确划分。例如外立面石材和幕墙之间的填缝工作。
• 对于某些承包商/供应商工作可能影响其他工种承包商/供应商工作而有所预计和准备。例如由于其他分包商要从建筑外部运进一些大型设备，要求幕墙在某些楼层位置暂不安装；或由于机电管道的要求，在结构构件中需留设套管和预留孔洞等。
• 在工作范围中明确并协调现场布置方面的事项。例如起重机和吊车的使用步骤，拖运道路和运输限制，安排装配区域和非现场仓储的要求等。
成本和进度控制良好，运行平稳的项目和成本超支和进度延期等风险潜伏的项目的区别即是定义明确且考虑周全的分包工作范围。
工作范围应按以下范畴组织确定：
a) 工作的确定
b) 与其他工种的协调
c) 进度
d) 现场布置
e) 通用条款
（6）列表 C – 合同单价
列表
C是用来建立一个单价费用清单以便于管理和评估将来的合同变更或变更令。如果在合同中已包含了工程量清单则这一部分的内容就不必象清单那样详细了。并且，并不是每件物件的大小尺寸都必须在列表 C中列出来。尽管如此，本节中还是应包含物件足够的数量和尺寸范围（会就一些较为普遍的、经常会在变更中出现的物件的尺寸加以说明）。对于一些不规则尺寸的物件的单价，可以采用内插法从已有的单价表中查出。
为便于变更令的快速评估，在这一部分的单价应该是综合性的而不是对单一物品的报价。比如说，通常情况下给排水管道的报价是以单位长度为基准来确定，并包含所有人力、材料、吊挂件、弯头和其他配件的费用。当然，那些特殊的或非标准的物品的单价应该个别确定并以单件为基准进行报价。
工程量“增加”和“减少”时的单价应分开列出，这样，假如在从合同中删除某些工作时，承包商/供应商不至于对利润的损失提出额外的补偿。如果业主同意单价因较长的合同周期而可以在以后重新协商，则还应指明单价的有效期。
（7）列表 D–拟替代项
编制列表 D–拟替代项清单的目的是取得拟替代项的单价。这些单价可以用于将来的设计变更或合同变更，也可应用于潜在的可作工程优化的作业。对可能产生设计变更的替代项应在与建筑师/设计顾问等进行洽商后才进行询价，因为这些替代项的选用可能会对设计本身产生影响。
列表 D–
拟替代项可以在合同签署的同时与合同一起生效并成为基本合同工作范围和价格的一部分，也可以等到有需要的时候再以合同变更令的形式实施。在用于报价时，这一部分内容还应包含实施和完成的目标日期的说明。
所有在合同签署生效时尚未实施的替代项都应包含一个实施日期条款以及完成计划。
（8） 协议书
协议由所有签约方共同签署执行，它明确了合同的基本要素，包括合同金额，合同文件和合同执行方。其格式和内容可因合同类型的不同而有所变化。
（9）合同通用条款
通用条款明确了承包商/供应商有关完成列表B中工作范围而产生的相应职责和责任。通用条款包括以下主题：
项目经理的职责和责任
承包商/供应商转让事宜及分包限制
承包商/供应商的普通义务，如：一般职责和义务列表：
负责现场运作和施工方案
提供履约保证金
进度提交
现金流量表提交
放样及勘测职责
办理许可证职责
安全，保安和保护措施
现场清理及评定措施
有关公共便利及安全事宜
路障和警告标志
符合当地法规和规章等
劳工事宜，如工作服，工资，工作时间和事故报告
材料及工艺事项，如测试，质量控制和提交事项
工程开工及延误事宜和定义
缺陷责任事宜，如保修期限和修复费用
索赔程序
承包商/供应商的设备和临时设施
合同中暂定价格的确定和应用
指定分包商的确定及应用
每月工程进度款申请和付款事宜
争端事宜包括仲裁程序
承包商/供应商过失定义，事项及补救措施
业主过失定义，事项及补救措施
负责提供临时性设施，包括洗手间，供水，供电，供暖等
项目会议要求及职责
审批和施工进展情况的文件递交要求和程序
来往函件和递交文件的编码和编号要求
现场保安要求和职责
提供工地办公室，仓库和停车位及有关要求
合同收尾程序
现场清洁和现场维护程序和职责
保证书定义，职责和提交格式

（10） 合同辅助文件
有一部分文件已包含在“列表A”招投标图纸列表中。辅助文件通常包括以下所有或任何一个文件：
建筑设计图纸
机械系统设计图纸
电气系统设计图纸
给排水管道系统设计图纸
消防/安全系统设计图纸
技术性工程规范
工料清单
现场勘察
现场地形勘察
地质勘察报告

（11） 投标补充文件
在投标期间根据确定的投标要求进行的任何变更均应正式发放给投标者，并对这些“投标补充”进行系统编号。补充内容通常包括设计师发出的修改图纸或节点详图，或者对投标者提出的投标问题的答复。所有投标疑问均应书面提出，回复则均需按投标补充的形式作出。

7.3.2 程序B – 制定采购清单和发包策略
一个项目可由单个或多个总承包商/供应商（可包括有或没有由业主及项目经理安排或指定的分包商）或多个主要分包商进行施工。具体的发包策略和架构取决于发包方的需求或项目所在地区的承包商/供应商能力。不管具体的工程标段如何拆分，发包过程中的头号任务是制定项目的采购清单。
采购清单由业主会同项目经理及工料测量师制定，内容提供了项目的完整承发包计划，包括分包工种列表，相关的目标定标期和包含在项目施工进度中的定标里程碑日期。采购清单不仅向业主管理层提供了项目管理方建议的项目招投标策略，并且给建筑设计方提供了必要的分包工种和设计材料分类的相关信息作为参考。

7.3.3 程序C – 制定承包商/供应商预审程序
选择能力强且资金充裕的承包商/供应商是项目成功的关键。一个能力不足的承包商/供应商会牵连到其他方面的努力成果，导致进度延期，成本超支，甚至需重新选择承包商/供应商来弥补其不合格的工作。
综合来说，对承包商/供应商的预审程序将按以下步骤进行：
• 制定各标段招标承包商/供应商清单（长名单）
• 发布预审问询表
• 制定承包商/供应商入围名单（短名单）
• 项目成本控制部审核

7.3.4 程序D - 制定各标段招标承包商/供应商清单(长名单)
预审程序的第一步是由招投标管理部组织并甄选有能力履行采购清单中规定的主要分包作业的潜在承包商/供应商。承包商/供应商“长名单”中包括按以下标准挑选出的承包商/供应商：
• 本地市场声誉
• 国际声誉
• 承包商/供应商目前在项目所在国接受预审的项目
• 承包商/供应商目前在主要城市区域参与的大型项目
• 承包商/供应商在项目所在国已完成的项目
• 建筑设计方/工程师的建议
• 本地商业行会或协会的刊物
• 对在报刊/行业刊物上刊登之邀请函的回复

7.3.5 程序E - 对“长名单”内的承包商/供应商进行预审和评估
由项目招投标管理部组织对承包商/供应商的资格预审。一旦确定包含10－15家排名前列之承包商/供应商的候选名单后，需要与这些承包商/供应商联系以确认他们是否愿意参加本项目分包工种的预审。若他们表示有兴趣，则需使用标准封面信件向其发出预审问询表。在对专业工种（如独特的建筑式样或先进的幕墙系统）的承包商/供应商进行预审时，还要调查分析补充信息。
收到预审问询表的回复后，需制作副本并归入“预审”文档供日后参考，数据将收入主要候选者数据库（Prolog Manager或其他软件）供以后进行投标评估。因工作范围不符合项目要求而未通过预审的承包商/供应商有可能完全胜任其他项目。
对每一计划标段候选承包商/供应商的挑选过程应按以下主要审核标准进行评估：
• 以往与业主的合作经历
• 信誉
• 完成的主要项目与目前正在进行的项目
• 国际经验
• 与跨国公司以往的合作经验
• 愿意签订固定总价合同
• 人力、物力和设备的配置
• 现场考察结果
• 质保体系（包括组织架构、已建立的程序文件、过程控制手段和资源等）
承包商/供应商资格预审流程表：

7.3.6 程序F - 制定承包商/供应商入围名单（短名单）
在对候选承包商/供应商作出评估并基于其提供的预审问询表回复进行排名之后，该分包工种的候选承包商/供应商最终名单或称之为“入围名单”便产生了。对于金额较小的分包工种，4–6个入围名单候选者就足够了。而数额较大的分包工种，则需要6–8个承包商/供应商候选者。入围名单所列承包商/供应商中肯定会有一位或两位因各种原因而谢绝投标，因此最初的入围名单通常应比最终目标数多列几位承包商/供应商供候选。
入围名单的评估工作可以采取两种方式，这取决于本项目内部的汇报要求及分包方案的数量和技术复杂程度。如采取较为简洁的评估方式，需要准备简短的审核报告和业主的批复。每个候选者都将接受简短评估，并基于其以前的项目经验、已完成项目的最高合同额和其他相关评估标准作出通过或未通过的决议。
若采取较为正式的评估，根据业主项目管理层要求，则需为每一分包工种制定评估标准及相应的评分标准。基于预审问询表中的数据和信息，每一承包商/供应商都将接受评估，并按照最终的统计分数进行排名。
无论何种情况，在向入围名单所列承包商/供应商发出投标邀请函之前，所有分包工种的入围名单都将由业主审核并批准。
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7.3.7 程序G –按入围名单向承包商/供应商进行发包
在进入该程序之前，招投标管理部将组织各有关部门包括工程技术部、监理和管理公司等审查由工料测量师提供的招投标文件中有关工作范围和技术要求等部分。合同预算部根据本项目的合同体系及合同管理制度对工料测量师提供的相关合同文件和工料清单等进行审查和修正。并明确承包合同投标和定标时使用的标书的标准内容和格式。这些文件连同承包商/供应商入围名单将汇总到项目项目成本控制部进行审批。
在确定承包商/供应商入围名单和所有招投标文件以后，按既定的招投标计划和程序开始向各承包商/供应商发标，并明确回标日期。

7.3.8 程序H － 承包商/供应商投标审核
7.3.8.1 评标、定标流程图
7.3.8.2 开标
招投标管理部负责召集有关人员共同开标。招投标管理部、成本控制部、成本控制中心、工程技术部、工料测量师的代表出席开标并在开标结果上签字。

7.3.8.3商务标评标
商务标的评标工作由“商务标评标”小组进行。“商务标评标小组”由招投标管理部、成本控制部、业主公司总经理、业主项目成本控制中心总经理和工料测量师等有关部门与人员参加。商务标评标由招投标管理部负责组织。
接收到的各工种的投标报价均需登入投标报价比较表格，比较表格以分栏的格式记录每个投标公司的基本合同资料，确定最终投标金额、相关拆分价格和替代价格。并且指明每一投标文件中是否包含需说明的项目或“未投标”的项目。
原报价应登入“首次报价”一栏，所有从提交的首次报价中汇集的拆分或报价替代信息应登录在相应的栏目中。投标报价需按从最低价到最高价的顺序进行分类，经批准的分包预算应放在醒目的位置，以便于参考。
成本控制部将审核每份投标文件的工作范围和它与要求的合同条款的相符程度，并且审查和比较各投标拆分的工程量与价格，确定其中与平均价格显著的偏差。任何在投标报价中声明的“例外”或“不包括”项目需加以特别标注，留待与承包商/供应商进一步商谈。
工料测量师将按投标文件中的工料清单作一份详细的“商业分析”。包括计算、单价和主要单项工程价格比较。
在计算错误被修正、各投标中因最初工作范围的错误或有关报价与合同要求方面存在误解而重新提交修正的报价之后，“最后报价”一栏便告完成，投标报价建议有待进一步审批。

7.3.8.4 技术标评标
技术标的评审工作由“技术评标小组”进行。“技术评标小组”由招投标管理部、工程技术部、设计单位、管理公司和监理等有关部门与人员参加。对于一些专业性较强的特殊项目，可聘请有关专业参加评标。技术评标由招投标管理部负责召集组织。

根据招标文件中的技术要求，审核投标者的施工方案与技术措施是否符合本项目的具体情况，同时还应考虑其合理性、科学性和可操作性，并给出相应的评估。最后应提交一份根据评估而产生的投标者推荐名单。
7.3.8.5汇总评标成果
成本控制部在收到商务标与技术标的评审意见后汇总评标成果，并提出拟与之进一步谈判的承包商的名单，随后将此名单报业主公司总经理、项目成本控制部总经理批准。
7.3.8.6商务标议标和技术标议标
在批准拟进一步谈判的承包商名单后，“商务评标小组”应与有关承包商进行商务标议标，“技术评标小组”应与有关承包商进行技术标议标。在议标过程中，两个小组应及时沟通，以保证商务标与技术标的一致性。本议标过程有可能经过几轮反复。

7.3.8.7综合议标
在经过几轮商务议标和技术议标之后，业主应与有关承包商进行最后一轮综合议标。综合议标应由“商务评标小组”为主进行。如有必要，有关的“技术评标小组”成员也应参加。
7.3.9 程序I － 定标建议
在经过综合议标后，由商务评标小组和技术评标小组一起写出定标建议，并将此建议提交给业主公司董事会或总经理（视合同额大小而定）。
这份定标建议是在确认投标最终报价已包含所有工作范围和合同要求的基础上作出的。定标建议的侧重点是所推荐的分包工种投标报价和复杂程度。通常报告内容应考虑包括以下主要部分：
第一部分 总述
简介
主要投标项目
工作范围
投标报价比较单
预算概要
定标建议

第二部分 商务分析
简介
分包描述
建议合同基准和实施方案
投标报价的有效性
价格评估和分析
工料清单
单价比较
总结与工料测量师建议

第三部分 技术评估分析
简介
总述
投标分析－原方案符合性
投标分析－代替方案
技术评估

7.3.10 程序J – 定标
业主董事会或总经理批准定标建议后，“商务评标小组”将会同总经理或项目成本控制部总经理一起与承包商/供应商召开最终的“定标会议”。会议的目的是最终确定合同事项，并为业主最后协商一个他们期望的更低的价格。定标会议对于比较简单和价格较低的项目并不必要，如经业主许可，在完成合同文件及工作范围审核后便可以定标了。
定标会议记录需附上列表A, B, C的终稿和D的修改稿，以反映工作范围审核会议上的所有最终讨论的议题。另外还包括以下内容：
最终固定总价
合同文件终稿(根据最终版本的列表A而作)
工作范围定稿(根据最终版本的列表B而作)
悬而未决的议题或新议题
最终进度要求
最终合同条款
定标会议记录包括所有书面澄清事项和最终商定价格以及承包商/供应商与业主的共同签名，它将作为合同中价格和工作范围的最终依据。

注意：
为保密起见，所有投标的初始报价和最终报价和技术文件均应密封于信封内，在规定的日期和时间送交指定的业主代表。


第八部分 现场管理
8.1 引言
为了达到最大程度的可用性，本部分所描述的现场管理程序是根据国际项目管理方式并结合本项目的实际情况而为项目管理团队专门制定的。在现场管理方面，在确定了项目的总承包商后，业主项目管理团队将负责管理总承包商，而总承包商则直接管理其他指定或非指定的分包商。这种组织管理体系将项目的现场管理责任分解为—总承包商负责对各分包商进行微观的具体事务的管理，而项目管理团队则负责对总包及现场整体工作的宏观管理。
这里的一般操作管理流程也适用于有多个主要分包商的情形以及项目的施工管理由监理负责的情况。监理负责对各个承包商的具体监控，项目施工管理部门必须确保监理在他们的日常管理工作中贯彻完善的现场管理流程和采用合适的汇报形式。良好的现场管理可为现场施工的顺利进展铺平道路。现场管理应达到下列几个主要目标：
• 项目管理团队及时了解并掌握现场的实际情况

• 促进总包与各分包商间的协调工作
• 促进项目管理团队与总包及分包商之间的信息传递

• 确保项目进度

• 确保现场施工按照批准的设计图纸进行

• 确保现场工作达到所要求的质量水平

• 确保现场安全措施被落实
• 发现隐患并有效解决现场相关问题

• 在项目完成阶段组织与促进各项收尾工作

8.2 承包商责任
总承包商应负责现场范围内的运作及现场的物流布置工作。此外作为每个分包合同的一部分，分包商应各自提供一份自己工作范围的平面布置图，描述其对现场设施和服务的要求。总承包商将提供给各方共用的设施，以保证施工顺利安全地进行，同时确保最小程度的影响周边地区。
项目管理团队将按实际情况对公共区域和共用设施进行合同管理和协调。每个承包商都要顾及其相邻区域内的工作，确保其他承包商进行中的工作不受影响和阻碍，随时都能保证有合理的通道供使用。譬如，当某一承包商必须穿过另一承包商所在区域时，负责该区域的承包商应确保为其提供安全整洁的通道。

8.3 现场施工管理程序
8.3.1 现场与承包商联系及文件传递程序（此部分将单独发予有关承包商）
8.3.1.1 简介
本项目详细单位名录手册可参见第十部分。其中主要的单位如下：
业主 北京银泰置业有限公司 (YT)
酒店管理公司 凯悦国际酒店集团 (HT)
技术咨询顾问（业主项目团队的一部分） 宝维士联盛工程咨询(上海)有限公司 (BLL)
建筑师 约翰波特曼国际建筑设计事务所 (JPA)
机电顾问 柏诚公司 (PB)
室内设计顾问 (SP/CSR/CKP）
设计院 电子院 (CEEDI)
工料测量师 威宁谢中国有限公司 (DLS)
监理公司 北京帕克国际工程咨询有限公司 (PUCHA)
总包单位 北京城建集团有限公司 (BUCG)
供应商 待定
本项目所有相关单位须按照以下联络程序执行。
8.3.1.2 文件标题
为了便于文件归档与控制，所有联系文件必须按下列顺序注明标题：
本项目名称
承包工种编号及名称
具体工作主题名称
例如：
北京银泰中心项目
C001－基坑围护
护坡桩
8.3.1.3 承包商与设计顾问的来往文件
由顾问发出的文件，应直接发给有关单位，同时抄送给业主项目团队。
其它单位发给设计顾问的文件,应同时抄送给业主项目团队。
8.3.1.4 承包商与业主的来往文件
所有与业主的来往文件，均应直接发予业主项目团队。