不同部门能为一个项目协同运做

项目管理或活动管理是一项比较复杂的事情，因为它将会涉及不同的人、不同的部门的参与，而且具有一定的时间跨度，并且有相应的费用预算和实际支持……能不能让一个团队为一个共同目标而协同运作变得极为关键。

在泛微，项目管理模块已经为泛微高效运作提供很好的帮助。当我们与每个客户进行接洽的时候，我们就会为这个客户在e-cology建立一个项目，这样一个项目主要包括三个阶段：售前、售中和售后；每一阶段分别由不同的部门和不同人员来主管这个项目。

我们先来看一下泛微项目的售前阶段，售前阶段的项目一般由泛微的销售部负责，这个阶段的项目经理为某个客户经理。当根据这个客户的实际情况（规模的大小、预算的多少、是否需要二次开发等）来选择售前阶段的项目成员，一般我们会把项目部的每个人员和技术部的每个人员加入到这个项目，并把售前阶段同样分解成任务计划：
 电话接触
 现场拜访
 了解客户需求
 整理客户需求
 形成初步解决方案
 产品初次演示
 产品二次演示
 方案确定
 商务谈判
 合同签订

不同的任务有不同的负责人，任务负责人在e-cology中把任务在进行细化。当有了这么一个看似简单的售前项目以后，项目的协调就会变得简单。一旦这个售前项目被批准，所有项目人员的工作日程表中就会自动关联相关的项目人员；任务负责人对自己任务的进展所有人都可以了解他的任务进展情况如何了？是否还需要其它人员的支持？

与这个项目相关的所有痕迹被保留下来：关于项目进展过程中问题的探讨、所有与项目相关的文档、所有与这个相关请求流程、所有与这个项目相关的客户资料、所有与这个项目相关的费用、可能来自这个项目的预计收入等等，与这个项目有关所有信息都与这个项目自动关联，当销售部的经理查看这个项目的时候，他就很容易了解到整个项目的进展情况，项目已经发生的费用，项目进行过程中碰到了什么问题，还需要什么人员进行参与！所有这些信息项目信息都将被展现！

一旦与这个客户签订合同，那么销售部就会把这个项目移交给泛微项目实施部，由项目部经理来指派相应的项目经理。项目经理确定以后，就由这个项目经理来负责计划项目售中过程中的各种任务并通过客户门户与客户进行交流。

售中项目的项目经理完成项目计划排放由项目部经理审批以后，售中项目的任务就同样到达售中项目的所有成员的日程表上。所有项目成员就根据项目经理的安排完成相应的事情，同时开放客户门户把这个项目共享给客户，让客户能实时监控我们项目的进展情况。

售中项目完成以后就进入了售后项目，售后项目就由项目实施部移交给客户服务部对客户进行长期的技术支持和服务。

这是泛微公司利用e-project来完成公司主要业务的一个例子，我们还利用项目管理模块来完成一些活动，如：市场推广活动、新员工培训活动、ISO9001认证、产品开发等。

e-cology可以让项目组成员避免无止境的收集项目信息。因为e-cology是一个集中化的系统，它实际地拥有一个公司所有的数据，我们可以在一个地方通过项目卡管理和跟踪所有与这个项目相关联的信息。记录一个项目的名字、具体描述、任务、状态、预算和联系等情况。通过指向特定客户卡片的链接，我们就可以查看到项目涉及的所有客户、供应商、合作伙伴和代理商。 

项目管理模块实现对市场任务的清晰管理

很多公司都有频繁的市场活动，市场活动可以为规模很大的全国巡展活动，或一个简单产品演示会等，但不管规模大与小都将设计到这些关键因素：时间、人员、费用、任务、收入、成效等，那怎样才能使所有这些因素都能被有条不紊的管理起来呢？

在许多公司，我们发现很多人员并不知道清晰自己的任务在哪里、何时需要完成？并且现在这些任务的状况如何？在你举办一个市场活动的时候，一般领导都希望能知道目前的情况如何？谁在负责这件事并且现在的进程如何？谁正在处理说明书？谁在负责分派或联系潜在客户？谁是项目的负责人？什么时候是最后期限? 已经做了些什么? 项目的历史是什么样的？

假设我们想推出市场活动来吸引新的客户和维持我们最有价值的客户，我们怎样方便知道哪个客户是最有价值的？我们怎样来衡量我们的市场活动是有效的？我们能不能很快的了解到这个市场活动的预算和实际情况之间的比较报告吗？

在e-cology的帮助下，我们已经实现上述目标：

市场活动创意的征集：
通过在知识文档模块，由市场部相关人员来负责启动一个市场活动创意的讨论组，把相关的人员加入这个讨论组，设定一个时间让大家对市场活动提出自己的意见和建议，一旦得到好的点子。市场部经理就会根据这些点子形成详细的市场活动文案，并进一步征询大家的意见。

上报项目方案和编排项目计划：
通过e-cology的项目审批流程，由公司的领导对项目进行审批。市场部经理依据审批通过的项目方案，在e-project模块中确立相关的任务和计划，给每一个项目成员编排任务。一旦项目审批通过，所有成员的日程表中就会自动生产相关的当前需要完成的任务。

通过e-CRM选择需要被邀请的客户：
e-CRM帮助市场部自动分析此次市场活动的目标客户，通过预先设定好的活动宣传模板向所有被邀请的客户发送email，e-cology马上就可以得知哪些客户将会参加我们的市场活动，所有这些工作可以在鼠标点击中被完成。 

大家根据自己的任务安排进行交流：
e-Workflow帮助记录与此次市场活动相关所有流程！任务或申请就会直接达到它们现在的处理者那里。这保证了在公司里的每位员工负责哪件任务，他或她现在的工作流。每个人可以简单地看到这个任务现在在哪里，是由谁在负责。此次市场活动的项目经理就可以很方便了解到自己的市场计划是否被阅读和批准。项目成员是否阅读过被指派的任务。

实时更改项目计划以适应新环境的变化：
在一个市场活动进展过程一定会碰到有许多问题，而这些问题可能会改变原来项目的进展计划，项目经理根据每一个项目任务的更改情况，生成新的项目计划版本，系统将在第一时间内通知所有项目组的成员，并让每一个项目成员的工作日程保持最新的项目计划。

文档模块帮助项目组妥善保管相应的项目文档：
一个市场活动中必然产生大量的文档：市场活动调研书、市场活动建议书、市场活动邀请函、还有需要彩印资料的设计稿、海报和项目简报….而所有这些文档都能与这个市场活动项目相互关联，这样只要我们找到这个市场活动项目的时候，我们就能象顺藤摸瓜一样找到与这个项目相关的所有文档资料。

领导随时可以查询市场活动进展的情况和活动最后的成效：
作为公司的领导可以非常简单地查看公司正在进行的市场活动成效。e-cology可以帮助领导精确地找到确切的活动反应！例如：有多少被要求的客户对我们的email邀请进行了答复？有多少人点击了我们发布在网站或email列表中市场活动标题？有多少客户看了我们的市场活动新闻？多少人员在活动期间访问了我们泛微的网站？有多少潜在客户在我们泛微的网站上登记了试用申请？一个活动中多少文档生成？有多少人员参与这个市场活动？有多少流程与这个市场活动关联？有多少项目任务被改动或推迟？有多少任务被提前完成？在这个市场活动中有多少费用发送？这个市场活动的预算执行的情况如何？只要公司领导想要了解这些信息，e-cology可以完全提供。

及时总结市场活动并归档该活动作为知识文档发布：
最后市场部相关人员在e-cology中把此次市场活动归档该活动，让该活动能够成为一种知识文档发布到泛微的知识库中，这样以后需要举办类似的市场活动的时候，其他人员就可以共享此次市场活动相关所有经验和失误！

所有这些信息的分发可以通过e-cology的安全级别和角色来控制哪些人员可以获取这些信息。这样，职员就不必为了未清发票的信息而经常性打扰会计部门。