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[分享] 第五章项目工作分派与设定 [发表于 2005/10/2]

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第五章项目工作分派与设定学习完本章节，你将可以  了解如何进行上市活动工作分派  了解如何建立资源  如何将资源分派到任务中  了解项目的资源分派情形将项目任务分派给小组成员项目是众多工作的集合，因此一项项目势必有许多工作需要进行，这些工作绝大部分不可能交由一个人完全包办，也因此，项目中的任务需要以分派方式交由许多人共同来完成。实际上，一个好的项目负责人除了可以将项目中的任务计划得十分详细，懂得善加分派工作给小组成员并掌握小组成员的工作进度也是十分重要的工作。联信公司的产品经理马强自从利用Microsoft Project将项目所需的任务规划好了以后，接着，便需要拟定如何有效的把这些工作交办由其他同事们通力协作完成，因此，他找来了所有需要参与这项工程的所有小组成员进行了一个会议，在这个会议中，经过大家沟通后，决定了何人做哪些事情…… 而你，便是与马强一起把所需的工作分派到Project的项目之中，如此一来，我们不但可以追踪到哪些人作了哪些事情，工作分派是否超出负载，我们都可以轻易由Project的功能轻易了解。（当我们将项目进行分配，我们能够轻易掌握哪些人进行哪些工作、是否有超出工作负载。）建立项目所需的资源在进行工作分配之前，首先，我们要做的便是设定这次项目中要用到哪些资源，这些资源可能包含了像是：参与这次项目的人员、这次项目中所需使用的设备等等。接着，我们将针对之前马强所需进行的上市发布会活动进行资源的建立。 1、打开之前建立好的上市发布活动项目――“一览无疑清凉秀.mpp”。 2、在Microsoft Projec的〔项目向导〕工具栏中找到〔资源〕快捷图示。 3、接着，我们便可以在〔资源〕向导的提示下进行与此项目有关的相关资源输入了。 4、首先，在〔资源〕窗格中找到并按一下〔为项目指定人员和设备〕。 5、接着就会出现〔指定资源〕窗格，要求你指定一种资源的添加方式。一共提供四种选择方式。如果项目中的资源参与人员，正巧也是我们Microsoft OutLook通讯簿中的成员，此时，由于Microsoft Project已经很方便的自动集成了Microsoft OutLook通讯簿的所有内容，所以我们可以很方便的〔从公司“通讯簿”中添加资源〕。另外我们也可以通过〔从公司目录中添加资源〕读取Microsoft Exchange Server中的通讯名单，或者〔从Microsoft Project Server中添加资源〕。当然，我们现在先教大家〔手动输入资源〕。 6、按下〔手动输入资源〕，然后就在右边的窗格中输入项目所需资源的情况。 7、首先，我们可以在〔资源名称〕中输入资源的名称，如项目参与者的姓名、项目外包的厂商的名称、甚至项目所需的材料如：水泥、石材等。 8、接着，便是设定此资源的类型。Project2002提供两种类型分别是：〔工时〕的成本计算方式；〔材料〕的成本计算方式，像是本范例中，很明显的水泥便是材料。 9、录入完毕，按一下向导窗格中的〔完成〕即可。将资源分配到任务中了解如何在项目中建立资源后，接着，便是将建立好的资源分配到相对应的任务中。在一览无疑清凉秀的产品发布会这个项目中“举行筹备会议”和“徽选模特儿”都需要用到资源“黄又刚”和“杨辉洲”，那么我们如何将他们分配到相应的任务中呢？要进行任务分配其方法为： 1、在〔资源〕窗格中找到并按一下〔向任务分配人员和设备〕。 2、接着就会出现〔分配资源〕窗格。 3、按下〔分配资源〕就会出现〔分配资源〕对话框。 4、点选要进行分配的任务，其中，如果我们按下键盘中的“Ctrl”键并配合着鼠标按一下可以进行不连续的选取，而利用鼠标拖曳则可以连续选取多个任务。 5、同样利用鼠标选择其选定的任务要分配哪些资源，其中按下键盘中的Ctrl键并配合者鼠标按一下可以进行不连续选取，而利用鼠标则可以连续选择多个任务。 6、按下〔分配〕按钮。喔，这样这个活动的人事安排就好了！ 7、当任务被分配时，预设在甘特图中将会出现此项任务分配给哪些资源来进行，同时资源名称前面也会钩选。注意：如果是材料被分配，如展示场所的装修需要2包水泥，便是在资源分配对话框的〔单位〕中输入“2”代表2包。 8、当所有的资源分配任务完毕之后，按一下向导窗格中的〔完成〕即可。掌握资源分配状况当我们一一的将资源分配到工作之后，接着，我们便可能需要了解哪些人分配了哪些任务？会不会有太多的工作在某一个人的手中，如此一来，可能会出现工作负荷太高而无法及时将任务完全的情况。所幸，为了能够更系统的了解谁被分配了哪些任务，Microsoft Project能够在任务分配的同时自动产生资源分配情形的报表，接着，我们便来瞧一瞧当任务完毕后所产生的资源分配状况报表。资源分配状况报表 1、在菜单中选择〔视图/资源使用状况〕。 2、此时Project便会自动产生资源分配状况报表。 3、其中，我们可以知道哪些人分配了哪些工作外，像是哪些任务还没有分配，我们都可以在这个报表中一览无疑。 4、另外，如果我们想要知道哪些任务交办分配给哪些人来进行，便只需在菜单中选择〔视图/任务分配状况〕，便可以以任务视图方式来了解资源分配情形。资源调配当我们过度分配某一个人或是资源时我们在〔资源工作表〕或是〔资源分配状况报表〕时便会发觉系统会利用红色的方式标识该资源，同时在〔标记〕出也会出现一个惊叹号要求我们进行资源调配的工作。如何进行呢？方法如下： 1、由菜单中选择〔工具/调配资源〕，此时便会出现〔调配资源〕对话框。 2、在此对话框中我们可以设定由电脑寻找资源过度分配而自动调配还是设定由人工自行来进行、要进行资源调配的范围等等，一旦选择好时按下〔开始调配〕。 3、接着设定要调配的为整个资源库的资源还是选定资源，按下〔确定〕。 4、如果顺利，资源便会调配成功，同时原本的红色也会变更为黑色；相对的，如果条件设定得太紧，如：一个人同时分配4项任务，而每项任务都需要8小时，这4项任务需要一起开始同时完成。由于每个人一天最多只有24小时，而4项任务各需8小时一共需要32小时，因此再怎么调配也无法让他一个人完成，此时，我们进行了〔调配资源〕后系统依旧无法解决的。
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