在企业环境中我们很有可能遇到需要多人一同来完成一项项目，例如：新产品上市说明会，这样的活动便得动用不少人力来完成，有人负责广告文宣、有人负责活动行政事项、还有人负责业务，这时，彼此之间的沟通与协调工作更显得十分重要，因为这些工作都很有可能会一个单位的运作不顺畅而导致进度延后或是影响到其它的单位，也因此，良好的协调与沟通其重要可想而知。
Microsoft Project 2002更将其信息管理作业纳入群组管理，今后无论您在世界的那一角落，皆可藉由项目成员沟通讯息，轻松自如地管理项目，就如同度假般的轻松。

 有了联信有限公司马强成功的项目规划经验后，公司上下开始陆续将项目的规划以及追踪工作全都交由Microsoft Project 来运作，这股运作力量使得联信公司在导入知识管理进度上有了明显的成长，不久之后，要向董事会报告的时刻来临了！上级主管正面临着另外一个挑战：公司目前有多少项目正在进行？每个项目花了多少成本？
 相信无论是联信有限公司的经营主管关心这个话题，所有只有有运作项目的公司经营主管们也绝对会面临此问题，所幸Microsoft Project 2002不但可以轻易帮助我们规划与控管项目，更可以轻易的把项目数据更新并放置到Internet 环境中，使得经营主管只要透过Microsoft Project Server 便可轻易掌握与了解目前所有公司有多少项目正在进行、每个项目目前的进度如何、每个项目花了多少成本、每个项目可能有什么问题、共享文档等等的信息，最后，我们便试着把制作好的项目放置在Project Server中让经营主管们能够在世界任何一个地方取得项目的信息。
进行项目协作前的一些必要的设置工作
1、 要将制作好的项目放置在Project Server其实是十分容易的，首先，请将Project作一下设置。
2、 在已经开启的项目由菜单中选择〔工具／选项／协作〕。
3、 接着，在〔协作使用〕中选择〔Microsoft Project Server〕
4、 同时在〔Microsoft Project Server URL〕中输入自己公司的Project Server 所在位置。
5、 勾选〔Microsoft Project Server标识〕中的〔Microsoft Project用户名“gibson”〕。其中“gibson”是Projectserver上的用户名，也可以到〔常规〕选项卡中更改这个用户名。
6、 在〔每次保存时，都向Microsoft Project Server发布以下信息〕中，钩选上〔新建〕。
7、 最后按下〔确定〕。

利用Project Server 进行项目协作
联信公司的产品经理马强制定好项目计划之后，计划只是本地放置，如何让他的项目成员实时汇报项目的进展情况，如何共享文档，如何让项目成员及上司更迅速的沟通了解出现的状况等等问题摆在了马强的面前，这时Microsoft Project Server强大的功能派上了用场。
发布项目计划
1、 首先，马强需要把已经安排好的项目计划发布到服务器上。这时非常简单的一件事，当选择菜单中的〔协作/发布/所有信息〕，Project 便会自动将所有项目信息发布到Project Server 环境中。

2、 试着开启Microsoft Project Server，同时以权限足够的用户角色登入，如：项目经理、经营主管。然后单击〔登录〕按钮。

3、 接着就会出现Microsoft Project Web Access主页。在这儿你可以了解你项目的最新情况是否你有新项目或任务的更新、有无新任务分配给你、有无活动问题分配给你等等消息。

4、 选择〔项目／查看项目中心的项目〕。之前建立的上市活动项目果然在网页中，同时，经营主管更可以掌握目前有多少项目正在进行、完成百分比各为多少、每项项目的负责人为何人、项目是否有落后，这些相信都是经营主管急于知道的部份，想想！现在只要有浏览器在任何地方甚至国外都可以立即掌握现况，这是多么美好的事情。

 (利用Project Server 让我们利用浏览器在世界各地轻易掌握项目进度现况 )
5、 利用〔选择视图〕功能选择想要观看的信息。
选择〔成本〕了解每个项目成本花费情形…

(利用Project Server 让我们利用浏览器在世界各地轻易掌握成本花费情形 )
7、 甚至更有心的主管还可以按一下想要深入了解的项目而直接在浏览器中开启此项目的具体的任务分派情形。

(只需在项目中利用鼠标按一下就像超级链接一样，又会开启此项目的细部任务分派情形)
利用项目协作解决项目进展过程中出现的问题
8、 不过，你注意到了吗，在“一览无疑清凉秀”这个项目的前面两个图标，提示你有状况发生。第一个图标提示你这个项目有一个新共享的文档，第二个图提示你项目出现了问题。喔，出问题了，那么就双击一下这个问题图标，看看到底出了什么状况吧。

9、 接着就会出现〔查看和提交问题〕页面，原来新出现的问题是“人力资源不足！”可是，作为项目经理希望能够对于这个问题有更详细的了解，选择〔标题〕中的〔人力资源不足〕即可。

10、 接着出现了〔查看问题详细信息〕页面，经过了解原来是〔10.制作简报〕出现了人力资源不足的问题，希望请相关人员协助。知道问题的所在了，那么产品经理马强马上就应该去核查一下该活动的资源分配情况。

11、 点击菜单栏中的〔项目〕，回到〔项目中心〕。选中〔一览无疑清凉秀〕项目，在工具栏中按一下〔在Mircosoft Project中打开〕。

12、 接着系统自动在Microsoft Project中打开了〔一览无疑清凉秀〕项目。

13、 经过资源查看发现有能力担任此项目活动的人，其中就数辉洲的时间相对宽裕，故马强分配制作简报这个任务给了辉洲。

14、 由于重新分配了任务资源，所以需要将项目重新发布一下，这样服务器上的信息才会更新喔。选择菜单栏中的〔协作/发布/重新发布工作分配〕。

15、 接着就会出现〔重新发布工作分配〕对话框，可以在此处进一步设置和查看要发布的信息，钩选上〔通过电子邮件通知所有受影响的资源〕，然后单击〔确定〕即可。
更新项目任务
16、 OK，任务更新完毕。辉洲收到电子邮件给来的消息，知道自己被分配了一项新任务。于是就到Project Server上去查看具体信息。打开浏览器，输入服务器URL，使用自己的用户名和密码登录。 17、 进入主页后，按一下菜单栏的〔任务〕，就可以〔查看我的任务〕，了解项目中与自己有关的任务分配情况。
18、 知道自己工作的信息，那么就赶劲开始干活吧，只是别忘了，定时到Project Server上去更新自己工作的完成情况。过了一段时间，〔制作简报〕这个任务已经完成40％，又该去更新工作完成情况了，于是辉洲登录服务器。进入〔任务〕页面，在〔查看我的任务〕中找到〔一览无疑清凉秀〕项目中的〔制作简报〕任务。修改相应的〔工时完成百分比〕为40％。不过这时你会发现同时〔剩余工时〕也相应的发生了变化，这就是Project Server聪明的地方，省却了你自己再计算的麻烦。另外，这个40％是红色的字体，这个是什么意思呢？原来是系统在提醒你，你的任务更新还没有经过项目经理的批准喔。
19、 不过更新之前我们还可以先作一下，有关更新的设置。选择菜单栏中的〔主页〕，选择主页页面上的任务栏内的〔为我的电子邮件设置通知和提醒〕。
20、 接着就会出现，〔为我的电子邮件设置通知和提醒〕页面，你可以在其中进行相应的设置。决定何时提醒你，提醒的方式，提醒的对象等。
共享项目文档
21、 然后，让我们回到〔查看我的任务〕页面，工时是更改了，但还得把阶段性成果与大家共享吧，这一步我们就是要上传文档了，并把它和〔制作简报〕任务链接起来。选中〔一览无疑清凉秀〕中的任务〔制作简报〕，按一下工具栏中的〔链接文档〕即可。
22、 然后出现〔任务 制作简报 的文档列表〕页面，在这个页面上，你可以上载文档，链接库里的文档、保存更改等。按一下〔上载文档〕。
23、 选择你要上载到的文件库〔一览无疑清凉秀〕，单击〔下一步〕。
24、 接着就会出现〔查看和上载文档〕页面，通过按〔浏览〕按钮找到你要共享的文档的在本地的放置路径。其中，〔状态〕组合列表包括三种状态：草稿、审核、。。。，由于工作还没有完成，这个简报还只是草稿，故而状态选择〔草稿〕；然后填写好所有者、批注，即可。这些内容都补充完毕之后，按一下〔保存并关闭〕即可。
25、 好了，简报草稿已经顺利的链接到〔制作简报〕的任务上了。这时，你可以在〔任务 制作简报 的文档列表〕中看清楚文档的链接情况。
26、 然后，让我们回到〔查看我的任务〕页面，此时〔制作简报〕的〔工时完成百分比〕还是红色的40%，然后单击〔全部更新〕按钮，即可按照刚才你设置的方式进行邮件提醒等。更重要的是，它会提醒你任务更新已经发送到项目经理出等待批准。
项目经理批准任务更新
27、 项目经理马强得到辉洲已经进行任务更新的消息后，于是上网进行批复。他使用自己的用户名和密码登录Project Server后，发现在〔主页〕上多出了一条〔更新〕消息〔您有1个来自资源的任务更改等待批准〕，点击这个链接，即可到批准页面。
28、 接着就会出现〔更新/查看资源提交任务更改〕页面，项目经理即可在此看见最新的项目更新任务情况。
29、 可以点击制作简报任务前的文档图标，去查看〔任务 制作简报 的文档列表〕，那么就看看之前辉洲制作的简报草稿是否合格吧，按一下〔文件名〕下的〔Report－10.ppt〕。

30、 接着，便会出现一个对话框，提醒你到底是在服务器端打开本文件，还是把它保存到你的计算机。单击〔打开〕按钮。

31、 检查一下简报制作情况。嗯，还不错，可以考虑批准。点击工具栏中〔后退〕按钮，回到前一页面。
32、 接着回到〔查看任务提交的更改〕页面，在任务〔制作简报〕前面有一栏为〔是否接受〕，单击该栏，则会弹出一下拉表，选择〔接受〕批准该任务的更新。然后，按一下〔更新〕按钮。
33、 经过批准任务更新处理之后，你会发现〔制作简报〕的更新任务已经从〔查看资源提交的任务更改〕页面中消失了，从而项目经理可以一目了然的知道他的项目成员没有提交的任务更改了，看，是不是很体贴项目经理呀？
取消任务的问题链接
34、 到目前为止，〔制作简报〕任务的〔资源不足问题〕实际上已经解决了，但是这个问题目前还依然挂在这个任务上，现在我们试着取消这个问题链接。按一下菜单中的〔资源/查看资源分配〕，则会出现〔将项目问题链接到任务 制作简报〕，然后将〔链接〕的钩选取消掉，这样〔人力资源不足〕这个问题就会取消与这个任务的挂接，而放到项目问题库中去了，以便后续希望了解整个项目情况的时候查看。
35、 下面就是取消问题链接后的〔将项目问题链接到任务 制作简报〕页面的情形。
36、 Microsoft Project Server其实是很聪明的，“改一处而动全发”，其他页面也会随之自动更新的，例如我们还可以到任务具体情况页面去看看任务更新后情形。选择菜单中的〔资源/查看资源分配〕，你会发现〔制作简报〕任务前面的警示标识，已经去掉了，说明问题已经得到了完满解决了。

第九章 在项目间建立更多检视方式
学习完本章节，您将可以
 了解如何轻易掌握所有项目状况
 了解如何利用筛选器筛选要观看的信息
 利用群组依据建立跨部门项目活动
如何轻易掌握所有项目状况
在联信公司的马强用心的规划下，上市活动的项目总算开始进行了，而随着项目活动的进行，伴随着项目而来的问题也接踵而来，例如：这么多的任务同时在进行时哪些任务在预估计划时间中？哪些任务严重落后？哪些成本超出预算？哪些成本在预算的控制之下，天啊！当太多任务一起进行时，真的会让马强感到有些无力感…
所幸，有了Microsoft Project 2002图形化检视功能可以轻易交由计算机由我们预先设定好的公式中来判断，同时还可以以灯号的方式来提醒项目经理人，就好像项目多了一个控制中心一样，轻易让我们掌握所有项目中的任务情形。

(利用灯号方式来控制项目状况，这样看来是不是更加清楚呢？)
您，现在将要帮助联信公司的马强将他的项目加入这些图形化检视组件，如此一来，他便可以轻易的掌握项目进度的变化。
要在项目中加入图形化检视组件其方法为：
1、 在菜单中选择〔工具／自定义／域〕。
2、 或是选择任何一个域后，按下鼠标右键选择〔自定义域〕。

3、 接着，便会出现〔自定义域〕对话框，选择域类型为〔数字〕

4、 接着，按下〔重命名〕，为此检视的状况加入一个名称，举例而言，我们想要掌握成本情形便输入如“成本状况”，想要掌握完成进度的百分比情形便输入如：“进度状况”等等，由于我们之前有输入成本的相关数据，为了方便练习起见我们输入“成本状况”。

5、 接着，按下〔公式〕。
6、 在公式中我们可以输入控制此灯号的游戏规则，同时利用插入〔域〕功能插入要的域，如：〔工期／工期差异〕、〔工时／工时完成百分比〕等等，这里我们选择〔成本／成本〕

7、 最后便会将域插入到公式之中，如果还需要加入其它域同样可以利用如此的方法进行，或者想要加入像是计算的函数等等，这里，我们直接按下〔确定〕吧！

8、 接下来的工作便轻松多了！在〔显示值〕中按下〔图形标记〕设计其条件。
9、 接着在〔测试条件〕中输入准则，如：等于、不等于、在两者之间、大于等等；再到〔值〕中输入其数值，最后在〔图标〕中选择要的图标。
10、 例如：我们设定当成本小于￥1，000之间是绿灯；等于￥1，000是黄灯；超过￥1，000便危险所以以红灯表示。

注意：
这些图标除了红绿灯外，还有许多更加生动的图片，像是旗子或是笑脸、哭脸等等的符号，虽然目前我们还无法加入更多影像图形，不过相信这些符号已经够用了！

11、 一旦按下〔确定〕之后，以后只要状况变化，灯号便会随时通知我们了！

注意：
由于所加入的域是自订的域，在预设状况下是不会出现在甘特图工作画面中，因此，我们可以在菜单中选择〔插入／列〕再将〔域名称〕中选择之前自订好的域如：〔成本状况〕加入进去，灯号功能便看得到了！
利用筛选器筛选要观看的信息
为了能够好好的掌握项目信息中的所有状况，联信公司的马强已经成功的利用图形化检视功能控制所有信息的情形，虽然这是一个不错的作法，然而，过多的信息在同一个画面中在观看时还是会有些凌乱，现在，他最想做的工作便是把目前暂时不想看的信息先隐藏，要观看的才显示出来可以做得到吗？
利用Microsoft Project 2002 答案当然可以！他所提供的〔自动筛选〕功能就像是Excel 所提供的是很像的可以轻易的把暂时不要的信息先隐藏要的才显示，不赖吧！
接着我们便一起试着把一些项目任务信息进行筛选的工作。 
1、 首先，我们可以直接在〔格式〕工具列中选择〔自动筛选〕 图示。
2、 此时便会在域中多了一个下拉选单。

3、 利用下拉式选单便可筛选哪些是要观看的信息，哪些隐藏起来
4、 例如：我们想要了解哪些任务的工期超过一个星期需要特别注意便选择〔＞１周工时〕。

5、 或者我们也可以选择〔自定义〕，此时便可以加入我们想要筛选的条件像是：工期等于实际工期或是大于或等于１个星期，等等这样的条件。
想要有更多条件吗？直接由菜单中选择〔项目／筛选〕，再选择想要筛选的目的名称如：〔已完成的任务〕、〔关键路径〕、〔摘要任务〕等等，其中〔所有任务〕便会回到原始的状况。

7、 筛选完毕之后，项目信息在观看上是不是更加清爽呢？

(这是筛选完毕大于一个星期的任务数据，一看便很清楚的可以了解了！)
利用群组依据建立跨部门项目活动
一个项目在进行时当然需要由许多人员共同来参与作业，为了顺利的将项目中的任务分派给不同部门的小组成员，联信公司的马强在规划完项目信息后，决定召集一场跨部门的会议，在这个会议中他口沫横飞的说明整个项目如何进行以及相关计划，然而，参与这次活动的小组成员恐怕对于自己所分派的任务关心程度将会更高于其它的部份，同时，站在管理部门的主管也是很希望能够很清楚的了解到底哪些部门分派了哪些任务…
所幸 Microsoft Project 2002 对于马强的困扰倒是有一个不错的解决方案便是〔群组依据〕功能，透过这头功能的帮助，我们可以为所加入的域数据做各种的分类以及观看方式，现在，您！将要再帮助马强将他原本的项目信息加入一个部门域，并且让他能够以部门方式来观看项目信息。

(利用群组依据功能建立了一个跨部门项目的检视画面)
接着，我们赶快来进行这项工作吧！
1、 首先，我们可以先试着开启位以前我们做的“开发MP3新产品.MPP”，接着，我们得在甘特图工作画面中插入一个新的域。
2、 选择其中一个域如：〔工期〕后按下鼠标右键选择〔插入列〕

3、 接着在〔列定义〕对话框的〔域名称〕中选择〔文本1〕，并且改变其〔标题〕为“部门”，按下〔确定〕。

4、 接着，我们可以一一的在〔部门〕这个新加入的域中一一输入每个任务需要交由哪些部门来进行。

(我们可以在这个新加入的部门域中分别输入负责部门单位)
5、 接着，由菜单中选择〔项目／分组依据／自定义〕
6、 此时便会出现〔自定义组〕对话框。
7、 在〔分组依据〕中选择〔文字1〕。

8、 最后按下〔确定〕，酷吧！新的检视模式诞生了！

9、 看样子好像甘特图连在一起了，其实不是，那是因为我们现在是以部门的方式来分类，所以只要在任务的摘要任务中按下〔隐藏子任务〕，果然，这样，信息在阅读时便更加有结构性了！

(利用任务前方的隐藏、显示子任务按钮可以隐藏或是显示要观看的部门甘特图资料)
10、 实际上，如果我们想要再改变另外一种检视方式该怎么办呢？
11、 选择〔项目／分组依据〕，不但可以看到目前我们所新增的检视〔部门〕，还可以看到更多Project 原本便预设好的各种检视方式，试着改变成为不同的检视方式，整合项目的信息又会呈现另外一种风貌，其中〔不分组〕便会回到原本系统预设画面。