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培养良好的工作习惯

作者：商蓉蓉

2008-1-15

“交”难，“接”更难

日前，一位关系不错的同事离职了，因为时间颇为仓促，接替他工作的又是一位新员工，整个交接过程可谓是千头万绪，先后有数人被牵扯进来，整个部门被搞得人仰马翻。其实，这位同事的工作并不复杂，只是内容有点琐碎，流程有点交叉，加上平时不注意整理资料，在交接的时候就显得无所适从，交的人累，接的人更累。

我们早已进入了知识工作（knowledgework）的时代，工作内容不再像流水线上的操作那样简单，想做出成绩也不那么容易了。所以，劳动者更应该注意培养良好的工作习惯，既可以提高工作效率、保证工作质量，也可以积累经验教训，有利于后来者尽快熟悉。正所谓“磨刀不误砍柴工”，于人于己于公于私都有利的事情，何乐而不为呢。

把珠子串起来

良好的工作习惯可以获得事半功倍的效果，看看下面的工作场景就知道了。

有三个人正在把颜色各异的珠子按照客户的订单串成项链。

第一个人，把所有珠子放在一个大盒子里，需要什么颜色的珠子就去盒子里找，找到一个立刻串起来，接着再找下一个；

第二个人，把不同颜色的珠子分别放在不同的盒子里，这样在找某种颜色的珠子时就不用从所有珠子里面找了，节省了很多时间；

第三个人，把不同颜色的珠子分别放在不同的盒子里，从浅到深的固定顺序摆放，并且按照订单的要求先把所需的珠子都配齐并按顺序摆好，然后一次性将项链串起。

虽然将珠子按颜色分开时会花费一些时间，但可以大幅节省寻找珠子的时间，串的项链越多节省的时间越明显；先将所需珠子找到并摆好，再一次性穿起项链，可以减少寻找珠子的次数，项链中相同颜色的珠子越多节省的时间越多。因此这三人串项链的效率高低立现，第一个人效率最低，第三个人效率最高。

细节决定成败

千里之行始于足下，培养良好的工作习惯也要从小事开始。

习惯一：归档自己的文件

把自己工作当中要用到的资料、文档和备忘录，按照适当的方式分门别类，进行整理和归类，做到分类清晰，易取易用。

当然，这些文件既包括纸面的，也包括电子的。对于纸面文件，可以多找几个美观漂亮的文件夹，贴好标签排好顺序，把文件归档。对于电子文档，建立一套科学规范的目录体系很重要，可以让我们在电脑中迅速准确地找到需要的资料。

习惯二：做好备份

对重要的文件及时备份很重要，尤其是电子文件，能够做到异地备份最好。

随着信息技术的不断发展，我们越来越依赖电子设备，一旦发生硬件故障，所有资料顷刻尽毁，那种事情想想都觉得可怕，所以，还是不要把鸡蛋放在一个篮子里的好。反正现在的存储设备那样多，U盘、光盘、移动硬盘、网络存储、共享空间，多放几个地方也没什么难的。还有就是及时，间隔太久的备份

习惯三：定期总结

经常回顾过去的工作，记录心得体会，是提高个人能力的好方法。

比如，可以将工作中的重复性事务写成帮助文档，既节省自己的时间，也方便同事。另外，也可以利用博客记录自己的成长与收获，在积累经验提高水平的同时，也可以结交一些志同道合的同行，在共同交流中不断提高。

习惯四：明确下一步

在工作中学会抓重点，不断明确下一步在哪里。

每天都会有各种各样的任务找上门来，让你无法专注于一件事情。面对多个任务，我们必须学会找到最重要、最紧急的任务，给予迅速响应；面对职业发展，我们必须既有明确的发展方向，又有清晰的行动计划。既要制定个人的长期规划，事业的中期计划，工作的短期任务，也要随时掌握具体的下一步行动是什么。