圣诞假面舞会项目的体会

2005年12月公司某俱乐部决定策划组织面向青年员工的圣诞假面舞会。从一个简单的想法到具体的策划，组织，实施和控制之间必须进行详尽而细致的工作部署与安排。

首先对项目进行简单介绍：

项目的关键词为：圣诞，假面，红黑准入法则（尽量穿着红色黑色进入场地），热歌劲舞。

整个筹备时间只有7个工作日的业余时间。项目组包括来自不同部门的1名组长，5名组员。活动对象为svw青年员工预计40人左右，实际参加38人。活动时间为12月17日上午9点－12点半，地点为钱柜复兴店。资金主要来源是公司上级俱乐部支持，兄弟俱乐部为其所属参与人员承担活动费，总共费用预算为5000元，实际发生4623.3元。

在整个项目中，由于时间紧迫，项目成员都有本职工作在身，参与人员，场地，游戏，节目策划等等诸多因素不确定，以下三点体会颇为深刻。

一      策划的效率和质量——从一开始就做正确的决定
在这个具体的项目中，策划是头等重要的环节。
由于当时时间紧迫，项目设想的提出到实际发生仅仅只有7个工作日的时间（所谓的工作日也是指在尽量不影响正常工作8小时之外的时间）；项目小组的成员又都是各个专业部门的青年骨干，首先必须保证完成本职工作，才能兼职参与组织圣诞舞会；项目物资采购也因为业余时间收到很大的限制，而不宜过多的变更；另外从项目可交付成果来看，它提供的是一种服务型产品，为达到其目的可以组合各种形式新颖，趣味昂然的活动方式，而最终方案的抉择很大程度上决定了项目成果的质量。因此尽早地，准确地确定整个项目的详细方案，布置分派工作任务是确保项目成功的前提条件。

策划的高效率从12月9日的项目启动会议就得到完全的体现。在会议上项目小组通过以组长提出设想为主，组员充分发表意见为辅的方式，就项目范围界定（时间选定，场地选择，活动流程框架，参与对象，WBS及其负责人），项目时间进度（项目工作进度跟踪表），财务管理（资金分配）问题进行讨论，做出决策。会议时间安排在午休时间，适当放宽，控制在2个小时之内。会议过程中有激烈的讨论交流也有对整个团队目标的服从，让问题在会议上商谈透彻，在会后得以绝对贯彻。

会议的成果在于作出了高质量的决策与安排。
首先对于确定性较高的议题作出了明确的决定，例如制定了明确的项目任务分配表及其时间节点，根据每项任务的性质分别指定了负责人（由供应部团支部书记负责采购事务，财务部支部书记负责控制资金，具有flash, photoshop专长的组员安排宣传造势计划等）。
其次关于不确定性较高，目前无法准确判断的问题，根据实际条件和资源提出界定，缩小范围，提供少数备选，留待获得更多信息后再做决定。例如由于对KTV场所目前预定情况（适逢年底，上海各大KTV场所多数被抢定），场地设施和布局是否能够适应活动需要还无法确定，项目组决定首先电话咨询，然后利用周末时间实地勘查比较，于12月12日第二次会议上再做决定。
最后，完全没有现成备选方案的内容，则根据目标制定相应的要求，让组员于第二次会议上提交建议。例如对于当天party进行的游戏数量和形式，组长则先提出若干明确的要求（破冰效果1个，趣味性1个，互动性1个），请所有组员集思广益，第二次会议上再对大家提交的游戏共同进行审核，最终选定；关于部分住在公司附近外地籍员工如何赶去市中心活动地点的交通问题，也请组员广为联络，看看有什么好的解决方案。

从一开始就做正确的决定——这就是我对策划的效率与质量的理解和体会。在圣诞假面舞会项目中，如果不在首次的项目启动会议上准确地确定各个时间节点，不搭建起整个项目的体系框架，不合理地、因人制宜地分配落实任务，不根据任务各自不同的不确定性加以分别对待而草率地做决策，那么项目成功的机会要降低许多，之后为之额外投入的代价也要成倍增长，甚至造成最后项目目的的无法达成。

二      根据实际情况调整变更——提前准备，灵活应变
项目的一个显著特点就是由于不确定因素太多，即使将计划做得极其细致入微，仍然会因为某一个条件的改变，而必须作出全面调整。而恰恰也因为这个特点，让项目管理这门艺术具有更大的灵活性，可以说有相当一部分项目管理的水平就是体现在是否能够尊重实际情况灵活应变这一方面。
拿圣诞假面舞会项目为例，项目的初步计划也遭遇到一些变数的威胁。例如原本根据时间紧迫，活动经费本部自行承担，联络方便的原则，将参与活动的对象确定为本部分团委青年员工，但是从截止到项目开始后两个工作日的报名情况来看，由于年底各科室自行举办活动密集，人数只有23人，离期望值40人有将近一般的缺口，而为了制造节日狂欢气氛并且考虑到场地已经确定（适合40人活动，并且已经支付定金），决定启动之前考虑过的风险应对方案：放宽活动对象的范围，即欢迎其他兄弟俱乐部青年的加入。行动立即开始：宣传组员补发第一波宣传海报（已经给原来活动对象发过），同时又制作最新邮件邀请函，用加强宣传力度来弥补造势时间的不足；财务组员根据策划决定的各项开销，估算每个人的活动费用，并告知组长；由组长从分团委层面逐一与兄弟俱乐部主管致电沟通，说明活动的相关情况，请他们大力协助宣传并代为接受报名。
另外，原本打算让每个参与活动者事先在家对白色面具DIY绘制的，但是通过信息反馈发现许多员工没有上色颜料，毛笔等工具，单纯为了一次活动去买又显得太麻烦。于是，项目组决定调整活动方案，将DIY制作作为活动当天的一个组成部分，现场统一提供金粉银粉，胶水毛笔和水彩颜料给大家，获得了大家的欢迎。

项目调整变更在实际实施过程中是无法避免的。它是以实际情况为依据，更好地实现项目目标为最终目的一个机会，一种途径。它意味着当你的预估与实际发生偏差的时候还有补救，甚至超越原定计划的可能性。要做好项目调整和变更必须具备风险管理的意识，它需要提前做好准备，面对意外因素来临的时候可以马上作出正确的应对。基于高效率高质量的策划，项目变更一般则可以控制在一个微调的范围内。从这个项目的实际操作过程中，我受到了“提前准备，灵活应变”的裨益。

三      项目的成功与失败——最后总结
这个项目的策划组织效率和质量，过程中的适当调整，和最后获得参与对象的高满意度以及上级领导的全面肯定让我们这个临时性的项目团队感受到强烈的成就感，我们准确无误地执行和亲密无间的协作给每个组员都留下了深刻的印象。
事后总结经验教训，我们的成功有很大一部分来源于组员个人能力的充分发挥和相互之间密切的合作。在整个筹备过程中，首先大家毫不费力地就明确了我们的团队目标，对整个项目抱有很大的热情，在任务的分配中组长能够将适当的任务委托给适合的人选，组员则积极承担职责，没有一个人借自己的本职工作为由加以推脱，在做好自己工作的同时也热情地为其他组员出谋划策。所有时间节点上都没有任何任务被无故拖延耽搁，遇到困难和新问题及时向组长汇报，以便作出调整。
另外，根据项目特点，此次宣传造势工作尤其突出，组长辅助宣传组员制定了专门针对青年性格特点，一波胜过一波的3次递进式的强力攻势，大大增加了活动的吸引力和影响力，甚至已经波及到其他公司员工。活动策划的新颖程度（元素包括自制假面具，红黑着装原则，寻找画中人破冰游戏等等）也很大程度上提高了项目目标的完成度。

由于缺乏一定的项目组织经验和现代项目管理知识基础，尽管在整个过程中其实已经具备了项目管理的雏形，应用了相关的思路和方法，但是仍然缺乏一定的系统性思维和考量，幸亏项目较为简单而没有出现大纰漏。
在风险管理上比较薄弱，例如在party进入高潮时突然由于误操作造成整个场地断电1秒钟，气氛遭到破坏；disco舞曲时缺乏领舞而没能让大家尽快放开拘束；原定表演唱的选手因为加班无法参加。


圣诞假面舞会尽管与复杂重大工程项目相比，显得规模很小，内容简单，但是仍然具备了项目独特性，一次性，时限性，不确定性的基本特征，在管理过程中也应用了诸多项目管理知识体系结构中的重要知识。学习了项目管理专业课程一个学期之后，翻过来重新对这个项目经历进行分析小结，更能够体会到一个项目之所以成功或者失败的深层原因，为项目管理积累丰富的实践经验。

项目管理者只有够通过不断地学习，实践，积累，才能无限地逼近他的目标！