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一小时学会PPT——如何巧用图表来表达您的成功思想 [发表于 2009/7/20]

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随着商务交往越来越多，企业之间商务合作、下级向上级汇报工作都少不了使用PPT，如何能用最短的时间掌握PPT的商务表达技巧，成为很多成功人士渴望学习的必修之课。围绕这个问题，笔者经过总结和回顾，分享一些方法给大家，希望能够对读者有帮助。
首先，我们要明确一个好的PPT有什么特点，这样才能更好地学习。我们认为一个好的商务PPT有以下三个特征：一、好的PPT能够准确表达撰写者的核心思想；二、一个好的PPT能够将所有题目连起来形成一篇精彩的文章；三、好的PPT干净利落，没有废话。所谓好的PPT有一个核心思想指的是PPT准确反映了撰写者的心声，通过明确的数据和相关的论证，表达有深度的思想，让阅读者一看，“啊，想的真深刻啊！”。其次，好的PPT能能够将题目连贯起来，也就是将每页PPT题目连起来念一遍，能否感到是一篇层次递进、逻辑清晰的好文章，清晰的表达了撰写者的观点。最后PPT要“干净利落”，表达内容绝无废话，让人读起来，痛快淋漓，观点清晰，论证严密。当然这些心得让您先树立起好的PPT的标杆样子，这样围绕这个PPT的目标，结合自身的长项与短板才能更快地提高。
其次，如何做才能将您的PPT快速提升呢，华恒智信顾问公司经常为客户提供专业的商务报告，总结出三点：
第一：报告准确表达你的观点，只为你的目标客户服务。
一定要避免APK综合症。其典型症状就是报告者更关心的是他把什么东西放到了图表中，而不是听众可以从中获取什么。使用图表做报告，很多人都会犯一个通病，那就是我要把尽量多的信息都放到图表中，图表看似信息很多，但是却因为使用了一系列根本无关和难以理解的图表信息，反而使得图表的价值大大降低。为了做好报告，我们前期的准备工作肯定是会采集大量的原始数据和信息，但是这些没有经过加工的原始信息是杂乱无章的，是没有多大意义和价值的。我们产生价值的地方，就是通过自己的思考，把这些杂乱无章的信息进行整合，提炼出有价值的东西，这才会是对方感兴趣的东西。做报告，一定不是一味的“给予”，做报告是要给听众传达信息，只有你传达的是他想要获取的信息和他最关心的信息时，才会起到更好的效果。因此，一定要首先想清楚对方想要听的是什么。
第二，多用各种图形、图表来表达和印证你所要表达的观点。
选择图表的逻辑顺序是：在弄清楚听众感兴趣的东西之后，首先要做的就是结合其关注点，决定自己想要表达的信息。然后根据信息来确定相对关系，进而确定恰当的图表形式。
（一）图表的五种基本形式：饼状图、条形图、柱形图、折线图和散点图。
（二）其中根据数据分析出的相对关系，最常见的类型一共有五种：
1.成分相对关系：显示各部分占整体的比重，即每一部分所占的百分比。其所要表达的关键词是：份额、百分比、预计将要达到的百分之多少。例如：2007年A公司的市场份额占到整个行业中的40%，主要采取的图表表达形式是饼状图。
2.项目相对关系：显示各项目的排列顺序，我们想要比较事物的排列方法是差不多，还是一个比另一个多。其所要表达的关键词是：大于、小于或者大致相当。例如：4月份A产品的销售额相当于B、C两个产品的销售总和；在各项指标中，顾客满意度排名第二。主要采取的图表表达形式是条形图。
3.时间序列相对关系：这是一种最为常见的相对关系，展示随时间推移所产生的变化。即所占的比例或者额度随着每年、每月、每天的变化趋势是怎样的。其所要表达的关键词是：变化、增长、下降、上下波动等。例如：投资回报在过去的5年里急剧下跌；员工满意度从2006年以来逐年提升。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图，更多时候是两者的相互结合。
4.频率分布相对关系：展示各有多少项归入一组数值范围之内，即各数值范围内包含了多少个项目。其所要表达的关键词是：从X到Y, 集中、频率与分布等。例如：某公司月收入从3000元到5000元有多少人。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图。
5.相关性相对关系：展示两个变量的关系是否符合预期的模式。其所要表达的关键词是：…随…而增长，随…而下降，与…有（无）关等。例如：订单的大小与客户的收入成正比；员工满意度高与业绩没有直接关系。主要采取的图表表达形式是条形图和散点图。
第三：必要的文字说明、简单的箭头和框图来传递你所表达思想的逻辑关系。
1. 运用箭头、直线、阴影或者各种颜色等图解强调特殊情况。例如：在大量的数据中，有一两个数据是我们要特别强调的，可以采用变换不同的颜色或加深字体、变大字号。也可以利用箭头来表示数据的增加趋势等。
2. 运用“视觉性比喻”形象表现想要阐明的信息。视觉性比喻包括日常能够看到的事物，比如用两只紧握的双手表示合作与共赢，用迷宫表示不知道路在何方等。这些形象的表达都可以增强想要表达含义的形象性，从而加深听报告者的印象。
3. 重要图表下要配以文字说明。图表要简要直观，但对于重要图表下的文字可以详细一些。因为听众可能在听报告的时候没能来得及看你的文字说明，但事后可能会再仔细去看，如果图表下有比较详细的备注的话，会有利于他理解图表并看懂报告。
4. 制作多重图表来演示用一个图表不能表达的复杂信息，不要企图用一张幻灯片或者图表表达出你所有的观点。而且“用1张幻灯片中陈述5个观点与在5张幻灯片中陈述1个观点所花的时间相同。” 将信息细分还会有利于读者或听众吸收，并使其将注意力集中在一个观点上，增加易读性。
总之，善于思考和总结、有思想和善于表达的人才能把PPT学会学好，借用专业的顾问公司，华恒智信曾经有这样一个观点分享给大家：没有思想的PPT是废纸一张，你的PPT中你要明白什么时候是在打太极，什么时候是一招制敌。漂亮的PPT本质上是打太极，真正要表达和印证的还是你的核心思想。

资料来源：华恒智信人力资源顾问公司

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