一、 概述
合同作为工程实施中的一种约定，是项目中处理工程各方经济关系基础，它受到法律的保护，是法律最终处理经济纠纷甚至刑事责任的的主要依据，因此，工程项目管理中越来越重视合同的作用，合同履约信息的收集、整理和利用，也将成为能否充分利用合同手段控制工程实施，并在出现纠纷时处于有利地位的关键。为此，建立一套合理、完善、可行、高效的合同管理系统也将成为越来越多的工程项目管理者的共识。

如何才能建立一套合理、完善、实用、高效的合同管理系统是本文探讨的主题，我们将从合同管理的特征、合同管理的组织形式、工程项目管理模式、工程合同管理业务几个角度来分析这一主题，希望最终能够得到一个合理、完善、可行、高效的工程合同管理的信息化解决方案。

二、 用户合同管理业务分析
1. 合同管理的主要特征
◆ 合同是一种管理和控制手段，涉及范围可以很广，也可以很窄，既有详细具体的规定，有反映整个工程项目的宏观情况。比如：单项采购合同只控制某种物资的采购，工程承包合同要控制进度、质量、费用等等。

◆ 合同管理是跨部门跨专业的综合管理，既涉及到各部门和专业的具体业务，有涉及到整个工程项目的整体管理。比如：物资合同归物资部管理，所有合同的收款和付款登记归财务部管理。

◆ 合同管理是用户各部门的一部分业务，有些是主要业务，有些是次要业务，有些是大部分业务，有些是小部分业务。比如：合同款收支是财务的一小部分工作，合同管理是物资部门的一小部分工作。

2. 阵式项目管理组织形式

（图1 项目管理的矩阵式组织形式）

从（图1项目管理的矩阵式组织形式）中可以看出，项目管理的组织形式有上下和水平两种关系。

◆ 上下关系是指公司总部与项目部就工程合同管理发生的相互关系。

◆ 水平关系是指公司总部范围内或项目部范围内各部门之间就工程合同管理发生的相互关系。

3. “大公司小项目”与“小公司大项目”管理模式
所谓“大公司小项目”和“小公司大项目”管理模式，实际上是管理职责在公司总部和项目部之间的分配模式。

◆ “大公司小项目”：大部分管理职能集中在公司总部各职能部门，项目部主要是现场实施和信息反馈，一般是用于签约以前和中小规模工程项目。

◆ “小公司大项目”：大部分管理职能集中在项目部，总部主要是人力资源调配、项目目标管理和宏观情况监控。一般适用于签约以后和大型工程项目。

4. 工程合同管理的业务需求
4.1 从合同的生命周期划分
从合同的生命周期来看，总体上分为签约以前和签约以后两大阶段。

签约以前：投标文件、有关方案、合同预算（报价预算）等。信息管理的范围还要扩展招标文件、合同范本等

签约以后：合同条款、合同文件、合同预算（签约预算）、合同变更（申请变更、批复变更）、履约报量（申请报量、批复报量）、合同结算、合同索赔、合同收款（批复收款、实际收款）、合同付款（批复付款、实际付款）等。

4.2 从部门业务职能划分
法律合约部门：合同条款、合同索赔、合同签批。

预算经营部门：合同预算、合同条款、合同价格、变更预算（申请变更、批复变更）、合同报量（申请报量、批复报量）、合同结算、合同索赔。

物资管理部门：合同预算、签约预算、合同变更（价格变更）、合同报量（到货量）、合同结算、合同索赔。

公司财务部门：批复收款、实际收款、申请支付、实际支付、项目往来资金、资金计划。

工程技术部门：工程进度、工程变更、工程质量、安全环保健康等。

4.3 从不同组织层面划分
公司层面：合同登记、合同预算、合同变更（批复变更）、合同结算、合同支付（申请支付、实际支付），重点管理合同实际发生结果数据和信息。

项目层面：合同登记、合同预算、合同变更（申请变更、批复变更）、合同报量（申请报量、批复报量）、合同结算、合同支付（申请支付、实际支付），管理合同实际履约过程和发生结果两方面的数据和信息。

4.4 从数据和信息需求的不同详细程度划分
财务人员：关心每一笔款项的金额数据，关心发生时间、往来单位等信息。

经营预算人员：不仅关心金额数据，还关注合同明细的数量、单价、合价、取费公式等层面的详细数据。除了关心发生时间、签约单位等信息外，还关心工程项目、工程部位、专业、种类等信息。

物资管理人员：不仅关心金额数据，还关注合同明细的数量、单价、合价、取费公式等层面的详细数据。除了关心预算经营所关注的信息外，还关注品牌、供应商等信息。

领导宏观管理：在没有问题的情况下察看合同预算、变更、报量、结算的累计总额数据和有关信息，在出现问题时会“一查到底”，需要很多的随机查询。

5. 合同管理业务与其他业务之间的关系
以经营预算、物资管理和财务管理的部分业务与合同管理的交叉情况，来说明合同管理业务与其他业务之间的关系。

三、 合同管理信息化解决方案
根据对施工企业合同管理的深入分析和理解，我们为其合同管理的信息化提供了合理、完善、实用、高效的解决方案。

1. 合同管理业务的提炼
尽管合同千差万别，但合同管理的主要业务可以提炼为8个具有共性的业务环节，即：合同登记、合同预算、合同变更、合同索赔、合同报量、合同结算、合同支付、报表统计，前7个是业务处理，后1个是数据的使用。

合同分为两大类，一类是收入合同，另一类是支出合同，两类合同的管理业务基本一致，但在合同中所处的位置和方向不同，在收入合同中当事人是作为合同的乙方，通过合同完成创收；而在支出合同中当事人是作为合同的甲方，通过合同完成支出。两类合同有各自的管理模式和管理方法，甚至分配给不同的部门或人员管理，因此，收入和支出两大类合同应当分开管理。

考虑到上述原因，我们将工程合同管理的业务划分如下。

（一） 收入合同管理

1. 收入合同登记

2. 收入合同预算

3. 收入合同变更：申请变更、批复变更

4. 收入合同索赔

5. 收入合同报量：申请报量、批复报量

6. 收入合同结算

7. 收入合同支付：批复收入、实际收款

（二） 支出合同管理

1. 支出合同登记

2. 支出合同变更：申请变更、批复变更

3. 支出合同索赔

4. 支出合同报量：申请报量、批复报量

5. 支出合同结算

6. 支出合同支付：批复支付、实际付款

（三） 各种统计分析

1. 高级查询
a. 收入合同金额查询,,
b. 收入合同明细查询
c. 支出合同金额查询
d. 支出合同明细查询
e. 收支金额对比查询
f. 资金收支往来查询

2. 一般查询
a. 年度收入合同汇总表
b. 。。。

合同管理软件系统的工作流程如（图2 合同管理业务流程）所示。

（图2 合同管理业务流程）

2. 业务功能设计说明
工程合同管理系统的业务功能设计可以概括为7句话，“收支两线业务，履约过程监控、支付往来清晰、提示报警及时、灵活报表设计、数据文档兼管、信息集中管理” 。

（一） 收支两线业务

可以管理收入合同和支出合同，两大类多种合同，并且可以进行合同收支对比。

（二）履约过程监控

主要完成合同签约以后的信息和数据管理，包括：合同登记、合同预算、合同变更、履约报量、合同结算、合同索赔、批复支付、实际支付、统计查询（台帐、报表），涵盖工程合同管理的全部重要环节。

（三）支付往来清晰

合同支付和资金计划既属于合同管理的范畴，又属于资金管理的范畴，本系统从合同管理角度包含了这部分业务。

（四）提示报警及时

提示报警及时是指系统内置了支付时间提示报警的功能，可根据合同支付计划按时自动警示有关人员处理该项业务。

（五）灵活报表设计

系统根据业务处理模块输入的数据和信息，建立了若干个合同数据的基本数据集，其内容涵盖了用户设计合同管理报表的所有数据和信息，并按报表设计需要进行了汇总，用户可以根据这些数据集灵活简便地设计出自己的统计报表，软件自动计算统计报表数据并可以直接输出打印。也可以将这些报表可以发布到系统菜单上，实现网络范围的报表共享。

（六）数据文档兼管

既可以管理合同有关的结构化数据，又可以管理有关的电子版文件。

（七）信息集中管理

将分散的合同数据和文件放到一个数据库内进行管理，以便实现合同数据集中管理和数据及文档的共享。

3. 应用模式方案
为了适应不同用户不同管理模式的需求，我们为用户提供了如下版本的系列合同管理软件。

这些软件适合于不同企业的不同管理模式，归纳为4种管理模式。

（一）公司各部门协同集中管理模式

全部数据和文档都汇集到公司总部，由公司各部门输入到合同管理软件中，在公司总部范围内实现信息共享。这时适合采用工程合同管理软件—­—企业局域网版，具体业务处理的分工如下。

◆ 经营预算部（或法律合约部）负责收入合同和分包合同的数据录入和文档登记，包括：合同登记、合同预算、合同变更、合同报量、合同结算、合同索赔的数据和文档，设计相应的统计查询报表；

◆ 物资管理部负责物资采购或租赁合同的登记、变更、报量、结算、索赔等数据和信息，以及有关报表的设计；

◆ 财务部负责所有收入合同的批复收款和实际收款的登记，和所有支出合同的批复付款和实际付款的登记，以及有关报表的设计；

（二）项目各部门协同分散管理模式

全部数据和文档都保存在项目现场，由项目各部门在项目局域网中输入到合同管理软件中，在项目部范围内实现信息共享。这时适合采用工程合同管理软件—­—项目局域网版，具体业务分工与第一种模式相同。

（三）公司与项目协同管理模式

根据用户具体分工和项目网络情况来确定具体分工，数据和文档可以在公司总部输入，也可以在项目输入，在基于互联网的企业内网（Intranet）上实现信息共享。这时适合采用工程合同管理软件—­—企业互联网版。

（四）公司或项目经营部门单独管理模式

预算经营部门单独处理自己范围内的合同管理业务，自己输入，自己设计报表并打印输出。这时适合单机版

原贴 地址http://www.icaitci.cn/Index/Catalog51/154.aspx