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有效的沟通计划将会： 促进团队的发展：适当的沟通确实能够为项目团队的合作提供基础并使他们理解工作目标和任务，好的沟通就意味着好的绩效。
应用于整个软件开发过程：从确定用户的要求到产品的实现，恰当的沟通计划可以帮助所有的项目出资人了解什么样的沟通渠道会被用于这个项目之上，工作汇报的人员，频率和类型以及项目会议的形式。
轻松地对出资人更新信息：经常性的沟通将会使得出资人保持与项目的联系。
实现项目文件的减少：从项目一开始就实行有效的沟通措施，你就可以看到项目文件的减少。
制定计划来解决关键性事务
我的CIO最近让我估计一下我们的最关键的一个电子商务项目是如何发生问题的。快速评定显示了导致这个项目失败的原因来自于糟糕的沟通。客户对于项目管理的方式非常的不满意，客户在表达他的不满时说道，“所有的项目经理都要来问我或是直接来找我，其实这个问题早就可以解决。”此外他们还抱怨项目状况汇报的不足和项目不能按照客户所需要的方式提供应用软件，他们收到了最初的开工文件和一些电子邮件，但仅仅就是这些，而并没有后续跟进会议的开展，客户没有任何方式来对工作进展保持跟踪。客户抱怨他们几乎从没见过来自项目工程的人员而一直无法搞清到底发生了什么。 而项目经理则表示问题在于开发人员没有能够恰当地开发出应用软件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我们的公司失去了一个很有价值的客户，使得项目团队的成员很不愉快，并导致了项目的失败。CIO后来说，“这可不是我想要听到的，为什么没有人告诉我这是怎么回事？”一个有效的沟通计划本可以帮助避免这些问题的出现的。 有效地改善沟通
项目工作的沟通并不总是看起来那么容易，但它却是一个工作基础，你可以利用它来建构你的团队，显示你的领导能力并提供及时的项目指导。表A中给出的是一些项目/开发经理们可以利用的沟通工具。 沟通方式
类型/方法
内容
电子邮件
项目团队成员之间的文本文件，音频视频文件的沟通
部门间的备忘录
提供一个正式的论坛来沟通关键性的政策和工作程序
即时消息
使团队成员可以实时地沟通
项目状况会议
提供项目状况的更新和工作的回顾
电视电话会议
提供一个身处异地的团队成员参与沟通的媒介
内部网，互联网留言板
与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标
项目工作巡演
给出资人和用户提供反馈信息
实地沟通
使你可以与你的团队和客户面对面地沟通
你需要从基础出发来决定使用那个工具来补救糟糕的项目工作沟通情况。当信息输入之后无法得到输出时，沟通实际上就是封闭的。这在一部分团队成员能够访问到一些确切的信息其他成员不能的情况下会出现沟通封闭。项目经理或是开发部门经理的关键性职责就是提供定期的信息反馈，例如状况汇报，事务日志，会议记录或是一个发表项目工作信息的网址。你应该提供一个项目信息库来避免团队中出现错误的沟通和混乱。 另一方面，你应该确保你给项目的出资人提供了正确的信息，而不是给他们提供过量的不相关的或是重复性的信息。优秀的项目经理知道如何计划他们的沟通工作，了解每一个团队成员需要什么类型的信息，并在项目工作中采用了很广泛的沟通方式。
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