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项目管理与PMP认证
[周一9点档总结]2005-9-5高效会议大家谈 [发表于 2006/4/16]
状态 开放帖 浏览量 3770   
主题:高效会议大家谈(9点档第11期)
时间:2005-9-5 晚上9:10~10:20
参加人:溶剂,jenny,camer,libber,飘荡,无梦,新旧(参与人比较少,还是积累了一些思路~)
主持/记录人:camer
-----------------------------------

啥叫会议?
1。有一种说法,会议就是一群人聚集再一起讨论、争论或者进行决策(camer)

会议类型:
1。报告型,通知型,讨论型(jenny)
2。例会,专题会议,宣传发布会议,头脑风暴,演示会。。。。 (camer)
3。项目启动会议:最重要的是明确职责、鼓舞士气、强调制度(无梦)
4。按项目分:启动会议,计划会议,技术讨论,风险识别会议,状态跟踪例会,演示,总结会。。。(camer)

会议印象:
1。多数情况,开会就代表浪费时间(camer)
2。参加的人晕头晕脑,开会前晕,开完会后更晕(libber,jenny)
3。临时性的会多(jenny)
4。不喜欢开会,也是因为对会议的失望。。。:( (camer)
5。通常没有什么成果,只是听命令(libber)
6。在一些公司,越是高层,开会效率越低。。。(camer)
7。职位相同的人互相顶牛。。。。就更离谱了(camer)
8。有上级参加的会议,控制起来特不容易 (camer)
9。职位越高的人,废话越多。。。(说话时间越长~~) (camer)
10。这半年开的部门经理以上级的会议有几十个了,都是一样:混乱(无梦)
11。会议人越多越麻烦(新旧)
12。项目组内的会议一般比较高效,项目组以项目计划为依据,以状态报告,问题跟踪为指引,会议就好开多了(飘荡,camer)
13。最可怕的是开规划会议,战略会议,部门协调会议,大家各自立场不同,就很难办了(飘荡)

会议成本:
1。小日本最会算帐,把会议成本算到分钟,他们把每一次会议的成本都列出来:参加人在会议时间的薪资,准备和后续工作的成本,会场成本 (camer)
2。除了短时间的碰头会外,涉及多个角色的会议都需要做些成本效益分析,花掉了这些成本,我们可能收获啥?(camer)

一定要开会?
1。些不必要开的会不开,不需要的评审不要 (飘荡)
2。有些会不开还不行(新旧)


会议参加人员
1。会议有两个重要人物:主持人和组织者(jenny)

会议规则
1。规范的建立很重要,既约束员工更约束老板(jenny)

方法:
1。会议是一个项目,按照项目的方式管理和控制会议活动,应该更多的达成目标,从立项,到规划,到执行、监控。。。再到收尾(camer)
2。会中有人控制COLLISION(中文被过滤)和进程(无梦)
3。当心,别以为正式会议才需要仔细和注意--是会议都得仔细,即使是10分钟得两个人会议,比如我找一个团队成员谈心,我就要考虑和他谈什么,为什么要谈? 需要多长时间?(camer)
4。设定一个时间管理人,把一个人发言的总时间竖牌在发言人前面,每过5分钟就换一个牌(减少5分钟),直到最后一个5分钟,用红色提示。。。(camer)
5。站立会议,不给凳子。。。站着说话,可以缩短时间 (camer)
6。明确会议的目的,会前可以让大家了解准备一下,可以沉默10分钟之后再开会,每个人会后小结(某写会议可不用),会议记录员或者整理员,会后内容发布,会后的相关问题的跟踪(libber)

会议准备:
1。会前让所有与会人员充分准备(无梦)。。。?未必所有的人都会真心准备(飘荡)
2。开会的会议要达到什么目的,例如想干什么,说什么 (libber)
3。规划,通知。。。。准备,特别是主持人的准备(camer)
4。我更关注项目组内部的会议,其它的会议则是会下的沟通更重要了(无梦)
5。会前的准备:如果与会人员没有充分准备的话,会议中会陷入不断的解释、争论、说服(无梦)

会议控制:
1。会中的控制:技术人员很容易为了维护自己的观点发生COLLISION,哪怕他们的观点实际上一致,如果没有人控制,就陷入无休止争吵(无梦)
2。肯定有人控制会议,这个会议谁召集,谁负责(飘荡)
3。级别高的人说话如何控制?(飘荡)
4。有些会要少说话,听着就行了 (新旧)
5。需要调解,缓和,比如:你们的观点都很正确,综合你们的意见,能不能这样。。。(无梦)
6。会议起了争论,需要有人拍扳,这个会就有结果(飘荡)
7。项目里的人是多种多样的,要采取技巧,当然如果你的项目组成员都很配合很积极例外(无梦)
8。要避免会议中的一言堂(老板很喜欢按他的想法走,喜欢听好话,结果最后变成了他自己的会议,没有人发言,没有人SAY NO,这样的会议能控制么?)(libber)

会后事务:
1。会后整理会后纪要和问题跟踪(无梦)
2。会后的整理:会议纪要和问题跟踪是为了把问题的解决落到实处(无梦)
根据会议纪要,按照问题跟踪模版记录问题责任人和解决状态就OK(无梦)
3。会议纪要:就是记录要点啊,比如评审会议:提出了哪几个缺陷,得到确认,给出解决思路和建议(无梦)
4。记录:发布的决定,达成的共识,发现的问题和风险。。。以及相关的责任人,跟踪人(camer)
5。记录好做。。。跟踪难做(camer)
6。偶现在的例会上会把问题整理为事务清单,然后确定责任人,下来后挂在问题跟踪系统中,下周例会跟踪事务状态(camer)
7。事务跟踪工具:urtracker(camer),wss+infopath(libber)
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楼主 帅哥约,不在线,有人找我吗?precilla


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