在会议结束的时候，经常会陷入以下的局面：
1、除了再开会讨论外，会议没有达成任何共识；
2、发现了额外的任务，并分配成员继续解决；
3、任务确定下来了，但是没有人去具体负责解决；
4、会议达成了一定共识，但是却不能清楚表述共识是什么。
以上局面带来的后果是：
1、再开一次会议意味着浪费大家的时间；
2、额外任务通常不会被重视，往往会被更重要的事情挤掉；
3、由于无人负责，结果任务无法完成；
4、共识由于没有被成员理解而变得不合理。
相关讨论

1、你对希尔顿有什么建议？
2、若你是希尔顿，你会限制开会时的人数吗？
3、电子会议对于解决这个问题有效吗？
4、这个组织开会时遇到的问题能否避免？

我提几点建议：
1）组织内部应明确强调会议主持人在会议中的责任和权利。
责任是：保证达到开会目的；为会议效率负责。
权利是：会议过程中提问“沉默人士”的权利；裁决跑题发言的权利。
每个与会者都可以有礼貌地打断跑题发言，但是否跑题主要由会议主持人确定
2）强调每个与会者的责任
每人与会者都有责任积极发言、围绕主题发言、监督他人围绕主题发言
3）可以有意识地轮换做主持人和普通与会者
角色的转换有利于认真体会、执行围绕主题发言
4）开会迟到的问题
开会前挨个儿叫是个恶习
不论到会几个人，准时开始
对迟到的人，可酌情进行“罚站”、“罚请客”等，使其成为大家注意焦点
5）主持人会前最好发送提纲或主要讨论内容
有时候发言跑题和主题不明确有关
6）散会可以考虑强制作总结：结论是什么？后续问题责任人是谁？今天的会议效率如何？
7）我不会限制会议人数：最理想是包括且仅包括与主题关系密切人物，一般关系的会后发记录抄送就可以
8）说到沟通效率，我个人认为面对面的最有效，电子只是一种不得已的替代，不是什么改进

让会议有效率首先要先建立起时间成本的概念。所谓时间成本的概念其实很好计算，比如说一个人月薪3万元，除以一个月30天，那么一天的工资基本上就是1,000元，如果会议用去半天时间，每个人开会的时间成本就是500元，一个人500元，若有10个人与会，那这场会议的成本就是5,000元。有了这样的时间成本概念，大家就会有积极提升会议效率的心态，而提升会议效率的办法，不外就是会前准备充实、会中有效控制，以及会后追踪管制。说来确实简单，但究竟要如何准备、如何控制、如何记录与追踪，当然就是重点所在。

有效会议的四个重要Key Elements（Meeting Purpose，Meeting Agenda, Meeting Roles, Meeting Minutes）如下，
1. Meeting Purpose
a) 思考开会的必要性及特性，简言之，要试图藉由会议达成啥?
b) 会议分为：Process Meeting 和 Mission Meeting
c) Process Meeting
Purpose
 支持组织结构及相关运作(组织上相关的人都要来，所以时间越短越好)
Outcomes
 核准/否决Proposals;
 在已有的建议方案中做选择(make decisions);
 分享/更新Information;
 Allocate/Prioritize resources
d) Mission Meeting
Purpose
 结合相关人的智慧去达成一个独特的结果(因时间会长，没必要的人就不用来)
Outcomes
 解决单一类问题
 作出建议方案(make recommendations)
 完成一个可以实现的事(输出)(Accomplish a deliverable)
 计划一个项目(Plan a Project)

2. Meeting Agenda
a) 思考会议目的、可控制及预估的进行流程及时间、对的参与人员及有质量的会议成果输出。
b) 让与会人员来到会议前都了解会议目的,并事先准备相关资料来协助其它与会人员做事先了解
c) Meeting Host藉由一个Meeting Framework,让与会人员了解并遵守,使其在各项有限时间的会议项目中内共同完成各项会议目标(产出)
d) Seven Rules for Effective Agendas(有效会议议程的七个规则)
  Rule 1: Separate Items
 Rule 2: Estimate Time Frames
 Rule 3: List Attendees
 Rule 4: Pre-publish
 Rule 5: Clarify Expected Outcomes
 Rule 6: Clarify meeting-items’ processing Method
 Rule 7: Clarify Decision Method (at least in the first team meeting)
e) Decision Methods（得出会议结论的方式）
 Consultative：“Disagree and commit” discipline
 Consensus：“Time Control”
 Authoritative：Notice “Not Leverage Group Intelligence”，Lowest level of commitment to the decision
 Voting(投票式结论)：Avoid the battle between “Winners” and “Losers”；Respect the opinion from “Losers” and try to solve their opinion to against Meeting Agreement.
3. Meeting Roles
a) 与会人员责权分工，共同让会议有效进行。
b) The Essential Meeting Roles
 Meeting Host：
1. 负责引导会议依照Meeting Agenda进行,并引导与会人员共同产出对应的Outcomes,以达会议预期目标
2. 负责指派与会人员去担任下列会议角色并获得与会人员同意
 Gate Keeper(Meeting Host除外之人担任）
1. 维持及平衡与会人员的发言权，诱导Silent Members去发言
或提醒发言过多人须有节制！
2. 当会议内容偏离主题时,设法带领与会人员回到主题！
3. 任何人必须服从Gate Keeper的指挥,不论与会人员之职位高低！
 Time Keeper (可与Gate Keeper为同一人）
1. 负责掌控会议照时间执行!有权中断任何人(含Meeting Host)的发言以维持会议能照预定时间进行!
2. 需于每项会议项目进行结束前5mins做提醒动作！
 Recorder
1. 根据会议讨论内容做纪录,
2. 并于24hr中整理出AR List并完成发布!
4. Meeting Minutes
a) 让与会人员记得什么时候完成啥事或查阅，保障会议目的不被遗忘且被达成
b) When:Should be written within 24hrs
c) Who: Minutes are published to whom with needs to know:
 Organizational link, sponsor.
 Those required to follow-up.
 Managerial support for AR Owners. Others needed for support, commitment,…etc.
d) What: Good Minutes include the following:
 Meeting title, date,attendees
 Brief summary of key issues, discussion topics
 Decision and accomplishments
 Clear description ofARs with owners/due dates.
 Next Meeting date.
  这里强调的是AR：非常重要，必须要记录每个AR的Acrion Item，Owner和PF。
以上都是我们在实际操作中积累并总结的经验，我现在只能列出几点给大家参考，如果有感兴趣的我们可以继续讨论哦~~