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aceld1981
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项目管理与PMP认证
80%经理人不懂的邮件常识 [发表于 2017-8-29]
状态 开放帖 精华贴 浏览量 1979   

该帖子同步发自:(十月的博客  访问该博客)

  一封好邮件里总藏不住满满的细心和周到,让人有说不尽的舒服。

  一封好邮件的基本标准是少犯错误。

  为此我们必须使用一个容错率高的流程,像这样:

  标题——>正文——>附件——>收件人

  先写标题,这是整个邮件金字塔的塔尖,先写出来,不跑题。最后写收件人,即使按错了钮,或者按错了快捷键,也不会发出去。

  接下来我们按照这个顺序来逐一解释。

  一、主题

  这个必须有!一个主题就是一件事。

  1、邮件主题建议按照“【关键词】+叙述”的格式来撰写,比如“【邮件书写】的正确格式”,这样方便收件人检索。

  2、邮件主题不易过长,一般在10字以内,所以一定要少废话,抓重点。

  3、常规邮件可以模板化,比如求职邮件最好是:「应聘岗位」「专业」「学历」「姓名」

  二、正文

  原则上不少于10个字。它包含称呼、内容、结束语、签名档4个部分。

  1、称呼:如果可以,请一定明确收件人,尽量不要用“All”来取代。

  公司内部沟通,如果公司没有明确规定,一般可以随意些,比如用俗称或直呼大名,这样显得亲切。如果是对外沟通,一定要把级别表明出来,这样对合作有好处。

  2、正文内容一般按照金字塔原理进行叙述,先讲结论或结果,再1234分别论述。叙述上要逻辑清晰,同时要废话少说。

  3、结束一般使用敬语,比较简单的如“以上,谢谢”“顿首”或“Best”。

  4、内容如果比较多,一定注意分段,原则上1个要点1个自然段。重点部分可以加粗或者标红。文字大小颜色,如果公司没有特别要求,使用默认即可。

  5、签名档:可包括姓名、职务、公司、手机、传真、地址等信息,但信息量一般不超过4行。比较高级的做法是根据对内、对外、对熟悉的人之间灵活使用不同的签名档。

  三、附件

  如果有附件,请注意:

  1、附件一定要重新命名,让人一看即懂,永远;

  2、附件不宜超过4个,数目较多应压缩打包,并在正文中加以说明。如压缩包中包括……

  3、如果附件格式特殊,需在正文中说明打开方式。

  4、超大附件建议使用网盘的方式,在正文中附上链接并加以说明即可。

  四、收件人

  这个必须有!!!

  1、To:邮件直接关系人,要具体到每一个参与者与执行者。尽量不要用群组,除非你对组内每个成员都有清楚的认识。在一封邮件里,加入更多收件人的时候,务必在邮件开始处写上「+John」之类的提示,这对于原有的收件人和新加进来的收件人都是尊重。

  2、CC即抄送:有权知晓,但可以不做反馈的人,一般是与“To”相关的领导。一般是小事抄给直属领导,重要的事、跨部门合作的事还要抄给部门领导,参与人数较多、占用公司资源较多的事件追加抄给集团领导;顺序是按照领导层级和职位由高到低排列。原则是不要乱抄送,但也不要忘记重要的抄送人。

  3、一般不密送。

  最后附送两条忠告:

  1、写之前考虑一下是否“真的”最适合邮件?邮件最适合的沟通是简单但重要的事情。太复杂的事情要先开会,再通过邮件确认。

  2、写好后一定要检查!检查!检查!检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。

  邮件不仅是技能的展现,更是职业习惯的浓缩。

  邮件之路无止无尽,好坏得失方寸之间。

  优秀,就从此刻,伴随你时时刻刻。


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楼主 帅哥约,不在线,有人找我吗?十月


职务 无
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Re:80%经理人不懂的邮件常识 [回复于 2017-9-8]
mark
1楼 美女约,不在线,有人找我吗?a391338162


职务 无
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Re:80%经理人不懂的邮件常识 [回复于 2017-10-21]
学习
2楼 帅哥约,不在线,有人找我吗?a292353432


职务 无
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